Наниматель вправе, а в случаях, установленных законодательными актами, обязан при приеме на работу гражданина запрашивать характеристику с предыдущих мест его работы, которая выдается в течение 7 календарных дней со дня получения соответствующего запроса (ч. 3 ст. 26 ТК).
При приеме на работу работника в государственные органы, иные государственные организации, а также организации, более 50 % акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, наниматели обязаны, если иное не установлено законодательными актами, запрашивать:
- характеристику с предыдущего места его работы;
- характеристику из государственной организации, являвшейся местом его работы в течение предшествующих 5 лет. В случае если таким местом работы являлось несколько государственных организаций, характеристика запрашивается по последнему из них;
- сведения из единого государственного банка данных о правонарушениях (ЕГБДП) в отношении кандидатов на руководящие должности (ч. 2 п. 11 Декрета от 15.12.2014 № 5 «Об усилении требований к руководящим кадрам и работникам организаций»).
Справочно
В примечании к п. 9 Декрета № 5 указано, что под характеристикой понимается официальный документ, отражающий профессиональные, деловые и моральные качества работника, сведения о привлечении к дисциплинарной и иной ответственности, отношение к государственным и общественным институтам, иную информацию, подготовленный по форме, установленной Совмином.
Форма характеристики установлена в приложении к постановлению Совмина от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики».
В примечании к п. 9 Декрета № 5 указано, что под руководящей должностью понимается должность руководителя либо заместителя руководителя организации, иного работника, осуществляющего организационно-распорядительные (руководящие, организующие, направляющие, координирующие и контролирующие) функции применительно к организации, ее структурным подразделениям, работникам и направлениям деятельности.
Декрет № 5, постановление Совмина от 14.10.2021 № 585 «О форме характеристики» не содержат требований в отношении типа материального носителя (бумажного или электронного) как сопроводительного письма (запроса), так и направляемой характеристики.
Сведения из ЕГБДП должны запрашиваться при приеме на работу на руководящие должности.
Сведения из ЕГБДП предоставляются с соблюдением требований, установленных Законом Республики Беларусь от 09.01.2006 № 94-З «О единой государственной системе регистрации и учета правонарушений» и Положением о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений, утвержденным постановлением Совмина от 20.07.2006 № 909 «О функционировании единой государственной системы регистрации и учета правонарушений».
Предоставление сведений о правонарушениях в отношении физического лица осуществляется на основании письменного запроса либо запроса в виде электронного документа госоргана, иной организации с приложением согласия физического лица (его законного представителя), в том числе ИП, о котором запрашиваются сведения, на предоставление этих сведений либо электронного документа, подтверждающего наличие такого согласия, кроме случаев, предусмотренных настоящим Законом и иными законодательными актами, когда предоставление сведений о правонарушениях осуществляется без их согласия. Согласие физического лица (его законного представителя), в том числе ИП, на предоставление сведений о правонарушениях может быть получено в письменной форме, в виде электронного документа или в иной электронной форме с учетом требований законодательства о персональных данных (ч. 5 ст. 12 Закона № 94-З).
Требования к оформлению письменного запроса, запроса в виде электронного документа госоргана, иной организации, согласия физического лица (его законного представителя), в том числе ИП, и юридического лица на представление сведений из ЕГБДП установлены Положением о порядке функционирования единой государственной системы регистрации и учета правонарушений, утвержденным постановлением Совмина от 20.07.2006 № 909.
Формы запроса о наличии (отсутствии) сведений о правонарушениях, хранящихся в ЕГБДП, в отношении проверяемого физического лица, и согласия физического лица (его законного представителя), в том числе ИП, на предоставление сведений о правонарушениях, хранящихся в ЕГБДП, установлены в приложениях 18 и 20 к Положению № 909.
Согласно ч. 2 и 7 п. 123 Положения № 909 запрос заполняется вручную печатными буквами либо с помощью технических средств, исправления не допускаются. Запрос подписывается руководителем (заместителем руководителя, иным уполномоченным должностным лицом, получившим согласие проверяемого лица на предоставление сведений о правонарушениях) госоргана или иной организации и скрепляется печатью. Печать может не проставляться организациями, которые в соответствии с законодательством вправе ее не использовать.
Ч. 8 п. 123 Положения № 909 установлено, что сведения о правонарушениях предоставляются в письменной форме либо в виде электронного документа. Допускается фиксация сведений о правонарушениях либо информации об их отсутствии в ЕГБДП на свободном месте поступившего в письменной форме запроса с последующим его возвратом инициатору.
В случае направления соответствующих запросов в виде электронного документа и (или) получения соответствующей информации в виде электронного документа, например, по СМДО, включению в личное дело подлежат копии этих электронных документов.
Справочно
Копия электронного документа – это форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, удостоверенная в порядке, установленном Законом от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и иными актами законодательства (абз. 3 ст. 1 Закона № 113-З).
Порядок удостоверения копии электронного документа регламентирован Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совмина от 20.07.2010 № 1086.
В приложении к указанному постановлению установлена форма удостоверительной надписи на форме внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.
Удостоверительная надпись может совершаться вручную, путем проставления штампа, средствами АС ДОУ либо иным способом и размещается ниже реквизита «Подпись». При отсутствии свободного места удостоверительная надпись совершается на оборотной стороне последнего листа формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе.
Если форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе оформлена более чем на одном листе, то все листы должны быть прошиты либо каждый лист должен быть заверен путем проставления собственноручной подписи лица, осуществляющего удостоверение, если иное не установлено законодательством (п. 9 Положения № 1086).
Оформление удостоверительной надписи средствами АС ДОУ осуществляется при наличии в ней соответствующих функциональных возможностей.
Пример
Республиканское унитарное предприятие «Промстрой».
Я, Иванов Иван Иванович, юрисконсульт, удостоверяю, что настоящий документ является копией электронного документа Министерства строительства и архитектуры Республики Беларусь «О предоставлении характеристики Петрова Н.П.» от 02.04.20__ № 01-19/985.
Обратить внимание!
В личное дело должны включаться как исходящие из организации запросы (письма-запросы) на предоставление указанных выше характеристик, сведений из ЕГБДП, так и копии сопроводительных писем, с которыми характеристики были получены (при их наличии).
С учетом нормы ч. 1 п. 11 Инструкции № 29, согласно которым при формировании личного дела документы в нем располагаются в последовательности, установленной в пункте 8 Инструкции № 29, при формировании личного дела в него вначале должны быть включены все запросы и копии сопроводительных писем, а затем – характеристики, сведения из ЕГБДП.
В организации, являвшейся предыдущим местом работы работника (местом его работы в течение предшествующих 5 лет), поступившие письма-запросы, а также копии ответных документов будут включаться в дела с перепиской, например, по основной деятельности либо с перепиской по вопросам работы с кадрами.
Справочно
Дела с перепиской, поручениями и документами об их выполнении формируются по вопросно-логическому принципу, предусматривающему расположение документов в логической последовательности решения вопроса: первым помещается инициативный документ (запрос или поручение), за ним – ответный документ (ч. 8 п. 157 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Минюста от 19.01.2009 № 4).
Срок хранения дел с перепиской по основной деятельности – 10 лет ЭПК/ 5 лет/ 10 лет (п. 36 Перечня № 140).
Срок хранения дел с перепиской по вопросам работы с кадрами – 5 лет ЭПК/ 5 лет (п. 657 Перечня № 140).
Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 7 апреля 2025 г.
