Данным постановлением признано утратившим силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 19 января 2009 г. № 4 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях» (далее – Инструкция № 4), а также постановления, которыми вносились изменения в Инструкцию № 4.
Новая Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях (далее – Инструкция № 65) разработана с целью совершенствования правового регулирования делопроизводственных процессов в государственных органах, иных организациях, обеспечения сохранности документов в течение сроков, установленных в нормативных правовых актах.
Инструкция № 65 разработана на основе ранее действующей Инструкции № 4 и не содержит принципиальных изменений в части, касающейся организации и ведения делопроизводства в государственных органах, иных организациях.
Рассмотрим ряд уточнений в нормативном регулировании делопроизводства согласно новой Инструкции № 65, касающихся терминологии, а также некоторых аспектов организации работы с документами.
Согласно пункту 4 статьи 28 «Основные требования нормотворческой техники» Закона Республики Беларусь от 17 июля 2018 г. № 130-З «О нормативных правовых актах» в целях обеспечения полноты правового регулирования соответствующих общественных отношений в нормативном правовом акте должно предусматриваться комплексное регулирование общественных отношений, относящихся к предмету правового регулирования этого акта, исключающее в том числе излишние отсылочные нормы. На этом основании Инструкция № 65 не содержит излишних отсылочных норм, ранее включенных в Инструкцию № 4.
Одним из требований пункта 1 статьи 28 Закона № 130-З является единство терминологии в законодательстве, единообразие и однозначность терминологии нормативного правового акта.
В настоящее время Национальным техническим комитетом по стандартизации ТК BY 28 «Управление документами» завершена работа над проектом нового государственного стандарта Республики Беларусь СТБ 2059-XXXX «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»: подготовлена его окончательная редакция.
Произошедшие изменения в общественно-политической и социально-экономической жизни, вступление общества в эпоху цифровой трансформации, активное внедрение принципиально новых технологий документирования информации, информационного взаимодействия организаций и граждан, хранения и использования документов потребовали пересмотра закрепленной в государственном стандарте Республики Беларусь СТБ 2059-2013 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения»1 терминологии с целью ее однозначного применения при разработке подзаконных нормативных правовых актов, локальных правовых актов в сфере архивного дела и делопроизводства, автоматизированных (информационных) систем, предназначенных для создания, обработки и хранения документов, иной документированной информации.
______________________________
1 Утвержден постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 29 марта 2013 г. № 18.
На этом основании был усовершенствован терминологический аппарат Инструкции № 65. Так, уточнены определения следующих терминов:
- дело – документ или совокупность документов, объединенных по определенному признаку и помещенных в отдельную обложку;
- документирование – запись информации и (или) идентифицирующих ее элементов (реквизитов, метаданных) на различных носителях по установленным Инструкцией № 65 правилам;
- объем документооборота – количество документов, полученных (входящих) и созданных (внутренних, исходящих) организацией за определенный период времени;
- оперативное хранение документов – хранение документов в структурных подразделениях (у работников, ответственных за документационное обеспечение отдельных управленческих функций, направлений деятельности) и (или) в АС ДОУ, иной информационной системе до их передачи на хранение в архив организации или уничтожения;
- опись дел структурного подразделения (общественной организации) организации – систематизированный перечень заголовков дел, образовавшихся в структурном подразделении организации и передаваемых на хранение в архив организации, предназначенный для раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации и учета;
- организация работы с документами – организация документооборота, учета, систематизации, оперативного хранения и использования документов в текущей деятельности организации, отбора документов для дальнейшего хранения или уничтожения;
- регистрация документа – запись учетных данных о документе в учетно-регистрационной форме с присвоением ему регистрационного индекса, фиксирующая факт его создания, получения или отправки;
- формуляр документа – совокупность реквизитов документа, расположенных в определенной последовательности на материальном носителе или в форме внешнего представления документа в электронном виде;
- экспертиза ценности документов – определение исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов с целью установления сроков их хранения, отбора на хранение или уничтожение, установления особого режима учета, хранения и использования;
- электронное дело – документ или совокупность документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и его (их) метаданных, объединенных по определенному признаку на основе логических связей и представляющих собой единый информационный объект для учета, хранения и поиска документной информации.
Заслуживает внимания небольшая корректировка требований к заверению копий документов в электронном виде, содержащихся в пункте 59 Инструкции № 65.
Так, копии документов в электронном виде (кроме электронных документов), выполненные на бумажном носителе и предназначенные для обращения внутри организации, заверяются в порядке, установленном частью четвертой пункта 59 Инструкции № 65 (отметка о заверении копии включает в себя слово «Верно», наименование должности служащего лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения, оформляемую цифровым способом).
Порядок удостоверения копии электронного документа (формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе) и форма удостоверительной надписи установлены в Положении о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденном постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20 июля 2010 г. № 1086.
Таким образом, установленные в Инструкции № 65 требования к заверению копий документов в электронном виде, выполненных на бумажном носителе и предназначенных для обращения внутри организации, применяются только в отношении документов, на которые не распространяется действие Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» и постановления № 1086.
В пункте 84 Инструкции № 65 положение, касающееся использования двусторонней печати при изготовлении документов на бумажном носителе, дополнено уточнением, согласно которому при оформлении документа на двух сторонах листа нумеруются страницы, а не листы.
Некоторые изменения претерпели и требования к определению крайних дат личного дела. Так, крайними датами личного дела являются даты приказов (иных распорядительных документов) о приеме на работу (назначении на должность служащего), о переводе на другую постоянную работу (в случае заведения личного дела при переводе на другую постоянную работу) и увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего) работника, на которого заведено дело, если иное не установлено законодательством (ч. 8 подп. 169.5 п. 169 Инструкции № 65).
Следует напомнить, что в практической деятельности государственных органов, государственных организаций, организаций, более 50 процентов акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, может возникнуть ситуация, при которой работник, занимавший должность, не относящуюся к категории руководителей и специалистов, и на которого личное дело не было заведено, переводится на должность руководителя или специалиста этой же организации, что предусматривает заведение на него личного дела в соответствии с требованиями части первой пункта 3 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 23 мая 2024 г. № 29.
В этом случае датой начала личного дела будет являться дата приказа (иного распорядительного документа) о переводе на другую постоянную работу, которая указывается на обложке личного дела при его заведении в делопроизводстве.
Справочно:
Организация и ведение делопроизводства в организациях осуществляются на основе самостоятельно разрабатываемых инструкций по делопроизводству в соответствии с требованиями Инструкции № 65 (ч. 1 п. 4 Инструкции 65).
Для поддержания инструкции по делопроизводству организации в актуальном состоянии с учетом изменений в законодательстве в сфере архивного дела и делопроизводства, а также изменений в специфике документирования и организации работы с документами в этой организации в инструкцию по делопроизводству организации вносят изменения.
Изменения вносятся путем издания приказа, иного распорядительного документа (в случае если в действующей в организации инструкции по делопроизводству требуют изменения лишь отдельные положения).
В случае, если действующая в организации инструкция по делопроизводству не противоречит требованиям Инструкции № 65, вносить изменения в нее не требуется.
Пример оформления приказа о внесении изменений в инструкцию по делопроизводству организации
Государственный герб
Республики Беларусь
|
Найменне вышэйстаячай
арганізацыі
Найменне арганізацыі
ЗАГАД
_______________ № _____________
Месца выдання
|
Наименование вышестоящей
организации
Наименование организации
ПРИКАЗ
Место издания
|
Об изменении Инструкции по делопроизводству
В связи с принятием постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 29 августа 2025 г. № 65 «Об утверждении Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях»
ПРИКАЗЫВАЮ:
Внести в Инструкцию по делопроизводству предприятия, утвержденную приказом генерального директора от 23.07.2024 № 125, следующие изменения:
1. Пункт … изложить в следующей редакции:
«…»;
2. Часть … пункта … после слов «…» дополнить словами «…»;
3. … .
|
Генеральный директор
|
Подпись
|
И.И.Иванов
|
Визы
В завершение следует отметить, что существенную помощь в грамотной постановке делопроизводства, закреплении оптимального порядка работы с документами в локальных инструкциях по делопроизводству с учетом специфики деятельности организации, состава образующейся документации, применяемых программных и программно-технических средств призваны оказать разработанные учреждением «Белорусский научно-исследовательский институт документоведения и архивного дела» Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденные приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.06.2024 № 32.
Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 22 сентября 2025 г
