В соответствии с п. 8 Инструкции № 29 при формировании личного дела в него в том числе включаются:
- справка-объективка либо ее копия (при наличии);
- копии документов об образовании, обучении, ученых степенях и ученых званиях, академических ученых званиях, в том числе копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке;
- копии сопроводительных писем (запросов), направленных в государственные органы (организации) в отношении кандидата на должность служащего (при наличии);
- копии (выписки из) решения (протокола) по итогам проведения конкурса, предшествующего заключению трудового договора (контракта) (для лиц, назначенных на должность служащего по итогам проведенного конкурса);
- копии (выписки из) документа соответствующей организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о приеме на работу (назначении, избрании на должность служащего).
В соответствии с п. 9 Инструкции № 29 в процессе ведения личного дела в него включаются в том числе:
- аттестационные и иные характеристики работника (их копии), составленные и (или) полученные в период работы в организации;
- копии документов об образовании, обучении, ученых степенях и ученых званиях, академических ученых званиях, в том числе копии документов о подготовке, переподготовке, повышении квалификации и стажировке, полученных работником в период работы в организации;
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица), о переводе, продлении (заключении новых) трудовых договоров (контрактов), изменении условий трудового договора (контракта), награждении, поощрении, установлении неполного рабочего времени, изменении фамилии, собственного имени, отчества (если таковое имеется), присвоении разрядов, классов, квалификационных категорий, увольнении (освобождении от занимаемой должности служащего);
- копии (выписки из) документов о награждении государственными наградами Республики Беларусь (при наличии);
- копии (выписки из) распорядительных документов вышестоящего органа, иной сторонней организации о награждении, поощрении работника (при наличии).
В соответствии с п. 10 Инструкции № 29 в процессе ведения личного дела в него включаются в том числе:
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о предоставлении социальных отпусков;
- копии (выписки из) распорядительных документов организации (учредителя, должностного лица, коллегиального органа) о дисциплинарном взыскании, которые не включаются во внутреннюю опись документов личного дела и подлежат изъятию из личного дела после снятия или погашения дисциплинарного взыскания.
Особый порядок заверения копий документов Инструкцией № 29 не предусмотрен.
В соответствии с п. 1 Инструкция № 29 определяет порядок формирования, ведения и хранения личных дел работников в государственных органах, государственных организациях, организациях, более 50 процентов акций (долей в уставном фонде) которых находится в государственной собственности, иных организациях, если иное не установлено законодательными актами и постановлениями Совета Министров Республики Беларусь.
Общие требования к заверению копий документов (выписок из них) установлены в п. 59 Инструкции по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Заверение копий документов может осуществляться разными способами в зависимости от вида копии, а также особых требований к ее удостоверению.
Справочно
Ранее п. 15 Инструкции № 2 было установлено, что копии документов об образовании, повышении квалификации и переподготовке (аттестат, диплом, свидетельство и др.), включаемые в личное дело, должны быть заверены в установленном порядке (п. 15 Инструкции о порядке формирования, ведения и хранения личных дел работников, утвержденной постановлением Комитета по архивам и делопроизводству при Совете Министров Республики Беларусь от 26.03.2004 № 2).
Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4, предусмотрена возможность не оформлять отметку о заверении копии документов, полученных путем тиражирования подлинника средствами оперативной полиграфии (так называемых «ксерокопий»), содержащих факсимильное воспроизведение подписи и предназначенных для рассылки или внутреннего пользования, если иное не установлено актами законодательства (ч. 6 п. 59 Инструкции № 4).
Поскольку личное дело формируется и ведется в организации для внутреннего пользования, то при включении в него ксерокопий распорядительных документов их дополнительное удостоверение не требуется.
Исключение составляют копии документов, изготовленных на бланке с изображением Государственного герба Республики Беларусь, тиражированные средствами оперативной полиграфии государственного органа, иной государственной организации. В этом случае каждая изготовленная таким способом копия должна заверяться печатью (п. 9 Положения о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 № 1172).
При этом может использоваться любая печать:
- печать организации;
- печать структурного подразделения организации (например, с надписью «Отдел кадров», «Канцелярия» и т.п.);
- печать, указывающая на ее целевое назначение (например, «Для документов», «Для копий» и т.п.).
Виды печатей установлены в п. 57 Инструкции № 4.
В случае если в организации применяются бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, каждая копия документа, изготовленного на гербовом бланке, включаемая в состав личного дела работника, должна быть заверена печатью.
Также при оформлении размноженных экземпляров документов, предназначенных для рассылки или внутреннего пользования и не содержащих факсимильную подпись подлинника, вместо оформления отметки о заверении копии допускается использовать печать, проставляемую на месте, отведенном для собственноручной подписи (ч. 7 п. 59 Инструкции № 4).
Также в случае практической необходимости копии документов могут быть заверены путем оформления на них реквизита «Отметка о заверении копии», который включает в себя слово «Верно», наименование должности служащего лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи и дату заверения, оформляемую цифровым способом. Проставление печати при этом не оговаривается.
В новой редакции Инструкции № 4 сохранены требования к заверению копий документов в электронном виде, выполненных на бумажном носителе и предназначенных для обращения внутри организации (в порядке, предусмотренном ч. 4 п. 59 Инструкции № 4, т.е. посредством оформления отметки о заверении копии).
Особые правила установлены законодательством и в отношении заверения копий электронных документов. Форма внешнего представления электронного документа на бумажном носителе называется копией электронного документа. Порядок ее удостоверения и форма удостоверительной надписи установлены Положением о порядке удостоверения формы внешнего представления электронного документа на бумажном носителе, утвержденным постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 20.07.2010 № 1086.
Разновидностью копий документов являются выписки, например, выписка из приказа, выписка из протокола и др.
Справочно
Выписка из официального документа – это копия официального документа, воспроизводящая его часть, заверенная в установленном порядке (п. 3.1.31 п. 3.1 СТБ 2059-2013).
Выписка из документа – копия документа, воспроизводящая часть его текста, заверенная в установленном порядке (ч. 3 п. 59 Инструкции № 4).
Отличительная особенность выписки от других видов копий в том, что она воспроизводит не весь текст документа, а его часть. Например, если текст распорядительного документа состоит из пяти пунктов, то в текст выписки могут быть включены один, два, три или четыре пункта. При этом нумерация пунктов в выписке должна соответствовать нумерации пунктов подлинника. Констатирующая часть в выписке, как правило, воспроизводится полностью.
Выписка из документа должна быть заверена в установленном порядке. Выписки из документов оформляются на общем бланке организации. В выписках из документов слово «ВЫПИСКА» включается в название вида документа, например: «ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА», «ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА» и др.
Поскольку выписка является разновидностью копии, заверяется выписка по правилам заверения копий путем оформления на ней реквизита «Отметка о заверении копии» (в порядке, предусмотренном ч. 4 п. 59 Инструкции № 4).
Обратите внимание!
Новая редакция Инструкции № 4 не содержит ограничений по видам копий, которые вправе заверять организация (ранее допускалось заверение копий только тех документов, которые созданы в самой организации, получены организацией в подтверждение ее прав, полномочий и обязанностей (лицензий, сертификатов и др.), копий документов, включаемых в состав личных дел и др.).
Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 4 июля 2024 г.
