Сохранить в избранное

Обязательные для нанимателя документы, регулирующие трудовые отношения в микроорганизации

Штейнер А.И.

При создании новой организации у должностных лиц довольно часто возникает вопрос – какой минимальный перечень документов должен быть в организации для регулирования трудовых отношений с работниками?

Ответ читайте у нас в материале.

При организации трудовых отношений с работниками во вновь созданной небольшой организации необходимо руководствоваться Рекомендациями по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135 (далее – Рекомендации).

Рекомендации разработаны в целях оптимизации и совершенствования работы по ведению кадрового делопроизводства индивидуальными предпринимателями и микроорганизациями, его упрощения, а также создания более удобной системы ведения документов кадрового делопроизводства.

К микроорганизациям относятся зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно (ст. 3 Закона Республики Беларусь от 01.07.2010 № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства»).

Полный состав кадровой документации, необходимой для регулирования трудовых отношений между нанимателем – индивидуальным предпринимателем или микроорганизацией и работниками, зависит от сферы деятельности нанимателя, местности, условий труда и ряда других факторов.

Перечень кадровых документов, обязательных для организаций, в том числе микроорганизаций и ИП, будет таким:

1) Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР).

Согласно ст. 195 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) Правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.

ПВТР организации должны составляться и утверждаться на основании Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (далее – Типовые правила).

Целью ПВТР является создание условий, способствующих укреплению трудовой дисциплины, эффективному труду, рациональному использованию рабочего времени, и, как следствие, повышение производительности труда.

Алгоритм составления и утверждения ПВТР следующий: разработка ПВТР – согласование с профсоюзом (при его наличии в организации) – утверждение нанимателем – ознакомление работников под роспись – размещение на видном месте.

Согласно Типовым правилам, ПВТР должны состоять из нескольких разделов. Правила внутреннего трудового распорядка должны быть размещены в доступном для обозрения работниками месте.

Утвержденные в установленном порядке ПВТР являются обязательными как для работников, так и для нанимателей.

При разрешении вопросов, не урегулированных ПВТР организации, работник и наниматель руководствуются действующим трудовым законодательством.

2) Письменные трудовые договоры (контракты).

Порядок заключения трудового договора установлен гл. 2 ТК.

Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя (ч. 1 ст. 18 ТК).

Особенности регулирования труда работников, с которыми заключаются контракты, установлены гл. 181 ТК.

Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155.

Примерная форма контракта нанимателя с работником утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180.

3) Штатное расписание.

Штатное расписание является ЛПА, определяющим трудовой распорядок для работников (ст. 194 ТК).

Одной из обязанностей нанимателя является разработка и утверждение штатного расписания. Содержание и форма такого ЛПА определяются нанимателем в зависимости от вида экономической деятельности организации и ее целей.

В штатном расписании наименования профессий рабочих устанавливаются в строгом соответствии с ЕТКС. Наименования должностей служащих устанавливаются в соответствии с ЕКСД.

Штатное расписание имеет прямое отношение к другим ЛПА организации. Так, например, с учетом штатного расписания организации составляются должностные (рабочие) инструкции, положение о структурном подразделении, положение об оплате труда и др.

Сведения, которые должны быть в штатном расписании:

  • наименования структурных подразделений;
  • наименования профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию организационной структуры организации;
  • количество штатных единиц и их долей;
  • условия об оплате труда;
  • месячный фонд заработной платы.

4) Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и другие).

Согласно п. 2 ч. 1 ст. 53 ТК работники обязаны выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным правовым актам.

При организации труда работников наниматель обязан оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под роспись (п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК).

При оформлении приказов (распоряжений) нанимателю необходимо руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).

Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п. 93 Инструкции № 4).

Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.

Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.

5) Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки).

Согласно п. 118 Инструкции № 4 докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.

Таким образом, докладная записка используется для решения вопросов между руководителями различного уровня, например, руководителем структурного подразделения и директором.

Организация вправе разработать форму служебной записки и включить ее в документооборот организации.

Служебная записка составляется по информационным, организационным вопросам, вопросам, связанным с хозяйственным обеспечением.

По средствам служебной записки осуществляется взаимодействие между структурными подразделениями, сотрудниками. Такой запиской обмениваются руководители и сотрудники организации, равные по статусу.

6) Трудовые книжки (вкладыши к ним) работников.

Согласно ч. 1 ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно.

Трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя – физического лица) на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ч. 2 ст. 50 ТК).

Порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем, определяет Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).

7) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

В соответствии с п. 79 Инструкции № 40 нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее – должностное лицо), ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.

Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним приводится в приложении к Инструкции № 40.

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).

8) Уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта.

Согласно ч. 2 ст. 2613 ТК каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за один месяц до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения.

Срок действия контракта, порядок продления контракта, основания заключения нового контракта, прекращение контракта в связи с истечением срока его действия изложены в ст. 2613 ТК.

Форма уведомления работника о продлении контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта приводятся в унифицированной системой организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.

9) Табель учета использования рабочего времени.

Обязанность нанимателя по организации учета рабочего времени установлена ст. 133 ТК.

Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время (ч. 4 ст. 133 ТК).

Единая форма табеля учета использования рабочего времени не утверждена. Нанимателю необходимо самостоятельно разработать и утвердить такую форму.

В табеле учета использования рабочего времени необходимо указать:

  • наименование организации, ее структурных подразделений;
  • год и месяц, за который учитывается рабочее время;
  • норма часов рабочего времени за указанный месяц;
  • фамилия, инициалы, должности работников организации, рабочее время которых подлежит учету, их табельные номера;
  • фамилия, инициалы, должность и подпись лица, составившего табель.

10) Расчетные листки.

Наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате (ч. 1 ст. 80 ТК).

Форма расчетного листка утверждается нанимателем.

Приведенный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений у индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций может возникать обязанность оформления иных документов.

К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:

  1. Должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах).
  2. Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).
  3. График сменности (если работа носит сменный характер).
  4. Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, в трудовом договоре).
  5. Личные дела и личные карточки работников.
  6. Документы персонифицированного учета.
  7. Документы воинского учета.

Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая по конкретным ситуациям в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде.

Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 26 февраля 2020 г.



Сохранить в избранное
Читайте также в разделе
Вам будет интересно
Изменения 2024: общая часть Налогового кодекса
Нестерова О.В., главный советник отдела бюджетно-финансового, налогового и банковского законодательства управления законодательства о гражданских, финансово-экономических и экологических отношениях НЦЗПИ


27 декабря подписан закон, предусматривающий очередную корректировку Налогового кодекса Республики Беларусь (далее – НК). В отношении изменений общей части НК полагаем необходимым обратить внимание на следующие моменты.

Читать подробнее
Календарь событий
до 26 июля 2024 г.
Общественное обсуждение
Проект Закона Республики Беларусь «О риэлтерской деятельности»
Подробнее
Видео
Здравствуйте, данный браузер не поддерживается нашей системой, для продолжения работы воспользуйтесь другим браузером.