При организации трудовых отношений с работниками во вновь созданной небольшой организации необходимо руководствоваться Рекомендациями по перечню документов, обязательных для индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций при регулировании трудовых отношений с работниками, утвержденными постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 23.12.2011 № 135 (далее – Рекомендации).
Рекомендации разработаны в целях оптимизации и совершенствования работы по ведению кадрового делопроизводства индивидуальными предпринимателями и микроорганизациями, его упрощения, а также создания более удобной системы ведения документов кадрового делопроизводства.
К микроорганизациям относятся зарегистрированные в Республике Беларусь коммерческие организации со средней численностью работников за календарный год до 15 человек включительно (ст. 3 Закона Республики Беларусь от 01.07.2010 № 148-З «О поддержке малого и среднего предпринимательства»).
Полный состав кадровой документации, необходимой для регулирования трудовых отношений между нанимателем – индивидуальным предпринимателем или микроорганизацией и работниками, зависит от сферы деятельности нанимателя, местности, условий труда и ряда других факторов.
Перечень кадровых документов, обязательных для организаций, в том числе микроорганизаций и ИП, будет таким:
1) Правила внутреннего трудового распорядка (далее – ПВТР).
Согласно ст. 195 Трудового кодекса Республики Беларусь (далее – ТК) Правила внутреннего трудового распорядка устанавливаются нанимателем с участием профсоюзов на основании типовых правил внутреннего трудового распорядка, утверждаемых Правительством Республики Беларусь или уполномоченным им органом.
ПВТР организации должны составляться и утверждаться на основании Типовых правил внутреннего трудового распорядка, утвержденных постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 05.04.2000 № 46 (далее – Типовые правила).
Целью ПВТР является создание условий, способствующих укреплению трудовой дисциплины, эффективному труду, рациональному использованию рабочего времени, и, как следствие, повышение производительности труда.
Алгоритм составления и утверждения ПВТР следующий: разработка ПВТР – согласование с профсоюзом (при его наличии в организации) – утверждение нанимателем – ознакомление работников под роспись – размещение на видном месте.
Согласно Типовым правилам, ПВТР должны состоять из нескольких разделов. Правила внутреннего трудового распорядка должны быть размещены в доступном для обозрения работниками месте.
Утвержденные в установленном порядке ПВТР являются обязательными как для работников, так и для нанимателей.
При разрешении вопросов, не урегулированных ПВТР организации, работник и наниматель руководствуются действующим трудовым законодательством.
2) Письменные трудовые договоры (контракты).
Порядок заключения трудового договора установлен гл. 2 ТК.
Трудовой договор заключается в письменной форме, составляется в двух экземплярах. Каждая страница трудового договора и приложений к нему нумеруется и подписывается работником и нанимателем либо уполномоченным им должностным лицом. Один экземпляр трудового договора передается работнику, другой хранится у нанимателя (ч. 1 ст. 18 ТК).
Особенности регулирования труда работников, с которыми заключаются контракты, установлены гл. 181 ТК.
Примерная форма трудового договора утверждена постановлением Министерства труда Республики Беларусь от 27.12.1999 № 155.
Примерная форма контракта нанимателя с работником утверждена постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 02.08.1999 № 1180.
3) Штатное расписание.
Штатное расписание является ЛПА, определяющим трудовой распорядок для работников (ст. 194 ТК).
Одной из обязанностей нанимателя является разработка и утверждение штатного расписания. Содержание и форма такого ЛПА определяются нанимателем в зависимости от вида экономической деятельности организации и ее целей.
В штатном расписании наименования профессий рабочих устанавливаются в строгом соответствии с ЕТКС. Наименования должностей служащих устанавливаются в соответствии с ЕКСД.
Штатное расписание имеет прямое отношение к другим ЛПА организации. Так, например, с учетом штатного расписания организации составляются должностные (рабочие) инструкции, положение о структурном подразделении, положение об оплате труда и др.
Сведения, которые должны быть в штатном расписании:
- наименования структурных подразделений;
- наименования профессий рабочих и должностей служащих согласно содержанию организационной структуры организации;
- количество штатных единиц и их долей;
- условия об оплате труда;
- месячный фонд заработной платы.
4) Приказы (распоряжения) по личному составу (о заключении, изменении, прекращении трудового договора, о предоставлении отпусков, о командировке, о применении (снятии) дисциплинарного взыскания и другие).
Согласно п. 2 ч. 1 ст. 53 ТК работники обязаны выполнять письменные и устные приказы (распоряжения) нанимателя, не противоречащие законодательству и локальным правовым актам.
При организации труда работников наниматель обязан оформлять изменения условий и прекращение трудового договора с работником приказом (распоряжением) и объявлять его работнику под роспись (п. 15 ч. 1 ст. 55 ТК).
При оформлении приказов (распоряжений) нанимателю необходимо руководствоваться Инструкцией по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденной постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция № 4).
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе единоначалия, для разрешения основных задач, стоящих перед организацией (п. 93 Инструкции № 4).
Приказы издаются также в случаях, когда необходимо довести требования директивных документов вышестоящих организаций до сведения подчиненных лиц и подчиненных (входящих в состав, систему) организаций, наметить конкретные мероприятия по их выполнению, определить ответственных лиц, сроки выполнения этих мероприятий.
Текст распорядительного документа, как правило, состоит из констатирующей и распорядительной частей.
5) Основания к приказам по личному составу (докладные записки, заявления, акты, трудовые договоры, объяснительные записки).
Согласно п. 118 Инструкции № 4 докладная записка – информационный документ, адресуемый вышестоящему руководителю в порядке прямого подчинения и содержащий обстоятельное изложение какого-либо вопроса с выводами и предложениями составителя.
Таким образом, докладная записка используется для решения вопросов между руководителями различного уровня, например, руководителем структурного подразделения и директором.
Организация вправе разработать форму служебной записки и включить ее в документооборот организации.
Служебная записка составляется по информационным, организационным вопросам, вопросам, связанным с хозяйственным обеспечением.
По средствам служебной записки осуществляется взаимодействие между структурными подразделениями, сотрудниками. Такой запиской обмениваются руководители и сотрудники организации, равные по статусу.
6) Трудовые книжки (вкладыши к ним) работников.
Согласно ч. 1 ст. 50 ТК трудовая книжка установленного образца является основным документом о трудовой деятельности работника в случаях, когда ее заполнение обязательно.
Трудовые книжки заполняются нанимателем (за исключением нанимателя – физического лица) на всех работников, работающих свыше пяти дней, в том числе поступающих на работу впервые, если работа у данного нанимателя является для работника основной (ч. 2 ст. 50 ТК).
Порядок ведения трудовых книжек, в том числе их заполнение, выдачу трудовых книжек (вкладышей к ним), дубликатов трудовых книжек, расчетов за трудовые книжки (вкладыши к ним), их учет и порядок хранения нанимателем, определяет Инструкция о порядке ведения трудовых книжек, утвержденная постановлением Министерства труда и социальной защиты Республики Беларусь от 16.06.2014 № 40 (далее – Инструкция № 40).
7) Книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
В соответствии с п. 79 Инструкции № 40 нанимателем или уполномоченным должностным лицом нанимателя, оформляющим прием и увольнение работников (далее – должностное лицо), ведется книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним приводится в приложении к Инструкции № 40.
Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована и скреплена подписью нанимателя (уполномоченного должностного лица нанимателя).
8) Уведомление работника о продлении контракта, заключении нового контракта, о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта.
Согласно ч. 2 ст. 2613 ТК каждая из сторон, заключивших контракт, не позднее чем за один месяц до истечения срока его действия письменно предупреждает другую сторону о решении продолжить или прекратить трудовые отношения.
Срок действия контракта, порядок продления контракта, основания заключения нового контракта, прекращение контракта в связи с истечением срока его действия изложены в ст. 2613 ТК.
Форма уведомления работника о продлении контракта, уведомление о прекращении трудовых отношений в связи с истечением срока действия контракта приводятся в унифицированной системой организационно-распорядительной документации (далее – УСОРД), утвержденной приказом Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41.
9) Табель учета использования рабочего времени.
Обязанность нанимателя по организации учета рабочего времени установлена ст. 133 ТК.
Учету подлежит фактическое рабочее время, которое состоит из отработанного и неотработанного времени, включаемое в соответствии с законодательством в рабочее время (ч. 4 ст. 133 ТК).
Единая форма табеля учета использования рабочего времени не утверждена. Нанимателю необходимо самостоятельно разработать и утвердить такую форму.
В табеле учета использования рабочего времени необходимо указать:
- наименование организации, ее структурных подразделений;
- год и месяц, за который учитывается рабочее время;
- норма часов рабочего времени за указанный месяц;
- фамилия, инициалы, должности работников организации, рабочее время которых подлежит учету, их табельные номера;
- фамилия, инициалы, должность и подпись лица, составившего табель.
10) Расчетные листки.
Наниматель при выплате заработной платы ежемесячно обязан выдавать каждому работнику расчетный листок с указанием в нем составных частей заработной платы, причитающейся ему за соответствующий период, размеров удержаний из заработной платы, а также общей суммы заработной платы, подлежащей выплате (ч. 1 ст. 80 ТК).
Форма расчетного листка утверждается нанимателем.
Приведенный перечень не является исчерпывающим, поскольку в процессе трудовых отношений у индивидуальных предпринимателей и микроорганизаций может возникать обязанность оформления иных документов.
К документам, которые становятся обязательными при определенных обстоятельствах, рекомендуется относить, в частности:
- Должностные инструкции работников (если все должностные обязанности работников не отрегулированы в трудовых договорах).
- Договоры о полной коллективной или индивидуальной материальной ответственности работников (если у нанимателя работают сотрудники, являющиеся материально ответственными лицами).
- График сменности (если работа носит сменный характер).
- Положение об оплате труда и премировании (если какие-либо из условий оплаты труда и премирования, которые применяются у нанимателя, не отрегулированы ни в одном другом документе, например, в трудовом договоре).
- Личные дела и личные карточки работников.
- Документы персонифицированного учета.
- Документы воинского учета.
Необходимость оформления (наличия) иных документов кадрового делопроизводства, возникающая по конкретным ситуациям в процессе трудовой деятельности, определяется нанимателем в соответствии с законодательством о труде.
Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 26 февраля 2020 г.
