22Мар 2022

Командировка за границу: командировочные расходы, авансовый отчет, отражение в бухучете

Борисенко Наталья Валерьевна,

аудитор

Зарубежные командировки для большинства организаций – тема всегда актуальная. Несмотря на то, что нормативный документ, регулирующий порядок возмещения командировочных расходов, далеко не новый, порядок возмещения расходов вызывает, как правило, много вопросов. Особенные затруднения у бухгалтеров возникают в части авансового отчета: как правильно произвести пересчет командировочных расходов, чтобы вывести «финансовый результат» по командировке, чтобы в дальнейшем правильно отразить его в бухгалтерском и, соответственно, в налоговом учете.

Продолжение в нашем материале.

1. Командировочные расходы

Служебной командировкой признается поездка работника по распоряжению нанимателя на определенный срок в другую местность для выполнения служебного задания вне места его постоянной работы (ст. 91 ТК). Решение о направлении работника в служебную командировку и (или) возвращении из нее наниматель принимает самостоятельно, исходя из сложившихся условий его направления, с оформлением приказа (распоряжения). За работниками, направленными в служебную командировку, сохраняются место работы, должность служащего (профессия рабочего) и заработная плата в течение всего срока служебной командировки, но не ниже среднего заработка за все рабочие дни недели по графику постоянного места работы. При служебных командировках наниматель обязан выдать аванс и возместить работнику следующие расходы:

  1. по проезду к месту служебной командировки и обратно;
  2. по найму жилого помещения;
  3. за проживание вне места жительства (суточные);
  4. иные произведенные работником с разрешения или ведома нанимателя расходы (чч. 1 и 2 ст. 95 ТК, п. 5 Положения о порядке и размерах возмещения расходов, гарантиях и компенсациях при служебных командировках, утвержденного постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 19.03.2019 № 176 (далее – Положение № 176)).

Срок выдачи аванса законодательством не определен. Полагаем, наниматель должен это сделать в разумные сроки, позволяющие работнику осуществить необходимые расходы до отъезда в командировку. Наниматель по желанию командированного работника обязан ознакомить его с расчетом выданного аванса, а также с порядком составления отчета о расходовании аванса (ч. 1 п. 7 Положения № 176).

1.1. Расходы на проезд

Командированным работникам возмещаются следующие расходы по проезду к месту командировки и обратно по любым тарифам, за исключением тарифов бизнес-класса. Вместе с тем аванс на расходы командированным работникам по проезду железнодорожным, воздушным и водным транспортом может быть выдан по тарифам бизнес-класса. При принятии такого решения наниматель исходит из необходимости и целесообразности указанных расходов в рамках конкретной ситуации. В случае изменения условий командирования, в том числе сроков и места командировки, когда командированный работник вынужден приобретать за границей проездные документы (билеты) по тарифам бизнес-класса (для следования по измененному маршруту либо возвращения к месту постоянной работы ранее либо позднее первоначально установленного срока), решения нанимателя о приобретении проездных документов (билетов) не требуется.

Стоимость проезда железнодорожным и водным транспортом в страны Азии, Африки и Южной Америки возмещается всем командированным работникам по тарифам бизнес-класса (подп. 9.1.2 п. 9 Положения № 176).

Также работнику возмещается:

  1. проезд (в том числе трансфер, такси) до вокзала, аэропорта или пристани, а также с вокзала, аэропорта или пристани к месту отправления, назначения и пересадок на внутренних линиях железнодорожного, воздушного, водного, автомобильного транспорта (подп. 9.1.2 п. 9 Положения № 176);
  2. расходы по провозу багажа в случае выполнения служебного поручения по его провозу свыше норм бесплатного провоза багажа по проездному документу (билету) того вида транспорта, которым следует командированный работник (подп. 9.2 п. 9 Положения № 176);
  3. стоимость бронирования, комиссионных сборов, пользования комплектом спальных принадлежностей, а также сервисного обслуживания, включенного в цену проездного документа (билета) (подп. 9.3 п. 9 Положения № 176).

Если проездные документы (билеты) работником приобретены самостоятельно, то расходы на проезд, перечисленные в п. 9 Положения № 176, возмещаются при представлении работником подтверждающих документов. В том случае, если проездные документы (билеты) приобретены направляющей стороной, представление работником подтверждающих документов не требуется (пп. 10, 11 Положения № 176).

Не подлежат возмещению расходы на проезд, если:

  1. приобретение проездных документов (билетов) осуществляется за счет средств принимающей стороны;
  2. командированному работнику предоставлены средства передвижения;
  3. командированный работник имеет право бесплатного проезда (п. 12 Положения № 176).

Подлежат возмещению расходы на такси в пределах места командировки за границей, аренду автомобиля на основании подтверждающих документов. Транспортные расходы, произведенные в пределах места командировки, оплачиваются за счет суточных (п. 14 Положения № 176).

Если при возвращении из командировки работник не предоставил проездных документов (билетов) к месту командировки и (или) обратно, расходы по проезду возмещаются в размере 0,1 базовой величины в каждую сторону (п. 13 Положения № 176).

1.2. Расходы по найму жилого помещения (далее – расходы по найму жилья)

ИП, организации независимо от формы собственности, за исключением бюджетных организаций и иных организаций, получающих субсидии, работники которых приравнены по оплате труда к работникам бюджетных организаций, государственных органов, при командировании работников в пределах Республики Беларусь самостоятельно принимают решение о возмещении расходов по найму жилого помещения на основании подтверждающих документов либо без их представления (ч. 1 п. 16 Положения № 176). Обращаем ваше внимание, что, если наниматель примет решение возмещать расходы по найму жилого помещения без подтверждающих документов, прописывать такой порядок в локальном правовом акте не требуется (ч. 2 п. 16 Положения № 176).

Бюджетные организации не имеют права выбора варианта возмещения расходов по найму. Они должны возмещать такие расходы на основании подтверждающих документов. При этом сумма возмещения ограничена, а именно возмещение производится в размерах, не превышающих установленных в приложении 2, исходя из количества суток (календарных дней) нахождения в месте командировки (чч. 4 и 9 п. 16 Положения № 176). При отсутствии подтверждающих документов работнику возмещаются расходы по найму за время командирования, за исключением времени нахождения в пути, в размере 5 % от размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 (ч. 4 п. 16 Положения № 176).

В случае проживания работника в нескольких гостиницах при возмещении исходят из количества суток (календарных дней) командировки, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно, в пределах размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 (ч. 6 п. 16 Положения № 176).

При командировании работника в один день в несколько иностранных государств (городов иностранного государства, если для них установлены различные размеры возмещения расходов по найму жилого помещения) предельная сумма возмещения расходов по найму определяется исходя из наибольшего размера возмещения этих расходов, установленного в приложении 2 для одного из данных иностранных государств (городов иностранного государства) (ч. 7 п. 16 Положения № 176).

В случае временной остановки в пути (вынужденной или запланированной) возмещение расходов по найму производится на основании подтверждающих документов, но не выше размеров, установленных приложением 2 для страны, в которой произошла такая остановка. Критерий расчета – количество календарных дней, проведенных работником в месте, в котором произошла остановка в пути (ч. 13 п. 16 Положения № 176).

Возмещение расходов по найму без представления подтверждающих документов

Возмещение расходов по найму жилого помещения без представления подтверждающих документов осуществляется из расчета количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, с даты прибытия к месту командировки и по дату выбытия из него включительно в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176 (ч. 8 п. 16 Положения № 176). При определении количества ночей, приходящихся на период нахождения в месте командировки, исходят из календарных дат прибытия в место командировки и убытия из него.

Пример 1. В организации принят вариант БЕЗ представления подтверждающих документов.

Работник командирован в г. Москву с 13 по 17 декабря 2021 г. Согласно проездным билетам он прибыл в г. Москву 14 декабря в 04.10, а убыл из него 16 декабря в 21.00. Документы, подтверждающие расходы по найму жилья, не предоставлены.

Норма возмещения расходов по найму без подтверждающих документов для г. Москвы составляет 145 долл. США за ночь. На период нахождения работника в г. Москве с 14 по 16 декабря приходится 2 ночи, соответственно, возмещение работнику расходов по найму производится в сумме 290 долл. США (145 долл. США x 2 ночи).

При выборе варианта без представления подтверждающих документов возмещение ТОЛЬКО на основании подтверждающих документов производится при:

  • превышении фактических расходов (с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилья) установленных размеров за количество ночей, проведенных в месте командировки (ч. 9 п. 16 Положения № 176);
  • нахождении работника при многодневной командировке в месте командировки менее 12 часов (ч. 12 п. 16 Положения № 176);
  • однодневных командировках (ч. 12 п. 16 Положения № 176).

При этом возмещение фактических расходов (с учетом завтраков) ограничивается размерами, установленными приложением 2 для страны пребывания, за количество календарных дней, проведенных в месте командировки (чч. 9 и 12 п. 16 Положения № 176).

Пример 2. В организации принят вариант БЕЗ представления подтверждающих документов.

Работник командирован в г. Москву с 13 по 17 декабря 2021 г., ему выдан аванс на жилье в размере 290 долл. США. из расчета нормы 145 долл. США за ночь. Согласно проездным билетам он прибыл в г. Москву 14 декабря в 04.10, а убыл из него 16 декабря в 21.00. При возвращении работником документы, подтверждающие расходы по найму жилья, предоставлены на сумму 450 долл. США. На период нахождения работника в г. Москве с 14 по 16 декабря приходится 2 ночи, но 3 дня. Поскольку документально подтвержденные расходы по найму жилья превысили сумму аванса, возмещение производится исходя из фактических расходов работника, но в пределах ограничения по норме приложения 2, которое составит 435 долл. США (145 долл. США x 3 дня). Возместить работнику следует 435 долл. США.

Пример 3. В организации принят вариант БЕЗ представления подтверждающих документов.

Работник командирован в г. Москву с 14 по 15 декабря 2021 г. Согласно проездным документам работник прибыл в г. Москву 14 декабря в 16.10, а выбыл 15 декабря в 00.45. Работник провел в г. Москве менее 12 часов и документов, подтверждающих расходы по найму, также не представил. В данной ситуации расходы по найму работнику не возмещаются.

Возмещения расходов по найму на основании подтверждающих документов

Если в организации выбран вариант возмещения расходов по найму на основании подтверждающих документов, то расходы по найму жилья возмещаются с учетом стоимости завтраков, включенной в счет за наем жилого помещения, в пределах размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2 исходя из количества суток (календарных дней) нахождения в месте командировки (ч. 5 и ч. 9 п. 16 Положения № 176).

Если при таком выбранном варианте отсутствуют подтверждающие документы, за исключением времени нахождения в пути, расходы по найму жилья возмещаются в размере, не превышающем 20 %, но не менее 5 % размеров возмещения этих расходов, установленных в приложении 2. Критерий расчета – исходя из количества суток (календарных дней) нахождения в месте командировки. Конкретный размер возмещения расходов по найму жилого помещения устанавливается нанимателем в ЛПА (ч. 3 п. 16 Положения № 176). Необходимо придерживаться однообразия в выборе процента возмещения, например, в размере разных стран. По разъяснениям специалистов Минтруда установить для Польши размер возмещения, например, 10 %, а для Германии 15 % неправомерно.

При выборе этого варианта ТОЛЬКО на основании подтверждающих документов возмещение расходов по найму производится:

  • при нахождении работника в месте командировки менее 12 часов при многодневной командировке;
  • при однодневных командировках (ч. 12 п. 16 Положения № 176).

Пример 4. В организации принят вариант С представлением подтверждающих документов.

Работник командирован в г. Москву с 13 по 17 декабря 2021 г., ему выдан аванс на жилье в размере 435 долл. США. из расчета нормы 145 долл. США за сутки.

Датами прибытия в место командировки и выбытия из него являются соответственно 14 и 16 декабря. В г. Москве работник находился 3 дня.

При возвращении работником документы, подтверждающие расходы по найму жилья, предоставлены на сумму 420 долл. США. Поскольку документально подтвержденные расходы по найму НЕ превысили ограничения по норме согласно приложению 2, возместить работнику следует 420 долл. США, а именно в полном размере в соответствии с подтверждающими документами.

Пример 5. В организации принят вариант С представлением подтверждающих документов. В случае их непредставления расходы возмещаются в размере 15 % от размеров, установленных в приложении 2.

Работник командирован в г. Москву с 13 по 17 декабря 2021 г., ему выдан аванс на жилье в размере 435 долл. США. из расчета нормы 145 долл. США за сутки.

Датами прибытия в место командировки и выбытия из него являются соответственно 14 и 16 декабря. В г. Москве работник находился 3 дня.

При возвращении работником документы, подтверждающие расходы по найму жилья, НЕ предоставлены. Соответственно, за 19, 20 и 21-е числа работнику возмещается сумма 65,25 долл. США (3 дня x 145 долл. США x 15 %).

Пример 6. В организации принят вариант С представлением подтверждающих документов. В случае их непредставления расходы возмещаются в размере 15 % от размеров, установленных в приложении 2.

Работник командирован в г. Москву с 14 по 15 декабря 2021 г. Согласно проездным документам работник прибыл в г. Москву 14 декабря в 16.10, а выбыл 15 декабря в 00.45. Работник провел в г. Москве менее 12 часов и документов, подтверждающих расходы по найму, также не представил. В данной ситуации возмещение 15 % от размеров, установленных в приложении 2, работнику выплачено быть не может. Таким образом, расходы по найму работнику не возмещаются.

Если работнику выдана корпоративная дебетовая карта…

При оплате или фактическом предоставлении принимающей или направляющей стороной жилого помещения возмещение расходов по найму жилья не производится. Оплата командированным работником расходов по найму жилья посредством выданной корпоративной карточки признается оплатой направляющей стороной жилого помещения (п. 17 Положения № 176). Иными словами, если командированному работнику выдана корпоративная карточка с зачисленными на нее денежными средствами, то независимо от того, какого варианта возмещения расходов по найму жилья придерживается организация (на основании подтверждающих документов или без их представления согласно п. 16 Положения № 176)), действует общее правило: для последующего расчета с работником исходят из фактических расходов в пределах ограничений, предусмотренных приложением 2.

1.3. Суточные

Пунктом 20 Положения № 176 определено, что возмещение суточных командированному работнику за все время пребывания в командировке, включая время нахождения в пути, производится в размерах, установленных в приложении 2 к Положению № 176. Под временем нахождения в пути понимается:

  • при выбытии из места постоянной работы в командировку – время нахождения в пути, исключая день прибытия к месту командировки;
  • при выбытии из места командировки к месту постоянной работы – время нахождения в пути, за исключением дня выбытия.

Таким образом, если работник выбывает сегодня в пункт командирования, а возвращается на следующий день ночью, то суточные работнику выплачиваются из расчета 2 суток.

День выбытия и день прибытия определяются по проездным документам, отметкам в паспорте, командировочном удостоверении (в случае установленной необходимости) и др. При этом действуют следующие правила (ч. 5 ст. 93 ТК, п. 23 Положения № 176):

  • днем выбытия считается день отправления (выезда) поезда, самолета, автобуса или другого транспортного средства из места постоянной работы командированного;

  • днем прибытия считается день приезда указанного транспорта к месту постоянной работы.

При отправлении транспорта до 24 часов включительно днем выбытия считаются текущие сутки, а с 0 часов и позднее – последующие сутки.

За время следования по территории Республики Беларусь до дня отъезда (выбытия) из Республики Беларусь либо после дня прибытия в Республику Беларусь суточные возмещаются в размерах, установленных в приложении 1 (ч. 3 п. 23 Положения № 176).

При однодневной командировке суточные составляют 100 % от установленных размеров (п. 21 Положения № 176).

Если работник едет в командировку автомобильным транспортом, днем отъезда (выбытия) из Республики Беларусь и днем прибытия в Республику Беларусь считаются дни пересечения Государственной границы Республики Беларусь. День пересечения границ государств, в том числе границы Республики Беларусь, определяется по отметке в документе для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь (ч. 2 п. 23 Положения № 176). При следовании на автомобильном транспорте в государства, где при пересечении границы отметка в документы для выезда из Республики Беларусь и (или) въезда в Республику Беларусь не вносится, основанием для возмещения расходов являются документы, подтверждающие оказанные услуги по маршруту следования, данные систем слежения за транспортным средством (спутникового мониторинга), автоматических систем оплаты дорог, сопроводительные и иные документы в соответствии с законодательством (п. 26 Положения № 176).

Пример 7.

Работник вылетает на самолете в командировку в г. Москву 6 декабря 2021 г. и в этот же день туда прибывает. Из г. Москвы обратно он вылетает в г. Минск 7 декабря 2021 в 10.00 и в этот же день прибывает в г. Минск. Норма суточных для г. Москвы – 40 долл. США.

Работнику следует возместить суточные в сумме 80 долл. США (40 долл. США x 2 дня).

Суточные работнику НЕ возмещаются (за исключением суточных за время нахождения в пути) в случае (ч. 2 п. 20 Положения № 176):

  1. обеспечения направляющей и (или) принимающей стороной командированного работника трехразовым питанием, включая завтраки, и транспортом в пределах места командировки;
  2. если по условиям командирования место проведения мероприятия совпадает с местом проживания (гостиница) командированного работника (передвижения в пределах места командировки не требуется) и работник обеспечен трехразовым питанием направляющей и (или) принимающей стороной.

Пример 8.

Работник направлен в командировку из г. Минска в г. Москву с 13 по 16 декабря 2021 г. 14 и 15 декабря 2021 г. принимающая сторона обеспечивает работника трехразовым питанием и транспортом в пределах места командировки. Согласно проездным документам работник выехал из г. Минска 13 декабря и 14 декабря приехал в г. Москву. 15 декабря выехал из г. Москвы и 16 декабря вернулся в г. Минск. Норма суточных для г. Москвы – 40 долл. США.

Суточные за 14 и 15 декабря 2021 г не возмещаются. За время нахождения в пути – 18 и 21 октября – необходимо работнику возместить суточных 80 долл. США (40 долл. США x 2 дня).

Возмещение суточных в случае временной остановки в пути следования производится в размерах, установленных в приложении 2 для страны, в которую работник направлен в командировку (ч. 5 п. 20 Положения № 176).

Пример 9.

Работник направлен в командировку в страну В через страну А. При вынужденной остановке в стране А как за эти дни выплачиваются суточные и расходы по найму жилого помещения? При временной остановке в пути следования при командировании за границу возмещение расходов по найму жилого помещения осуществляется на основании подтверждающих документов в размерах, не превышающих установленные в приложении 2 для страны, в которой произошла временная остановка в пути (страна А) (ч. 13 п. 16 Положения № 176). Возмещение суточных в случае временной остановки в пути следования производится в размерах, установленных в приложении 2 для страны, в которую работник направлен в командировку (страна В) (ч. 5 п. 20 Положения № 176).

1.4. Возмещение иных расходов с разрешения или ведома нанимателя

Возмещению подлежат иные расходы с разрешения или ведома нанимателя, поименованные в пп. 24 и 25 Положения № 176, на основании подтверждающих документов (п. 5 Положения № 176). К таким относятся расходы:

  • по оформлению и выдаче виз, в том числе по оплате услуг, связанных с приемом и обработкой документов для оформления виз;
  • по уплате обязательного сбора (пошлины), взимаемого с граждан в аэропортах;
  • по страхованию от несчастных случаев и болезней на время поездки за границу;
  • по страхованию автотранспорта и гражданской ответственности перевозчика;
  • по оплате комиссии за совершение операций с использованием банковских карточек;
  • по оплате местных сборов за право проживания в отдельных городах;
  • бронированию мест в гостиницах;
  • проведению обязательных лабораторных исследований (тестов), связанных с диагностикой инфекционных заболеваний;
  • по аренде автомобиля;
  • по приобретению горюче-смазочных материалов;
  • по оплате стоянки;
  • по оплате проезда по платным дорогам (туннелям, мостам);
  • по уплате таможенных сборов и пошлин;
  • по вынужденному мелкому ремонту;
  • по мойке транспортного средства;
  • по оплате разрешений на проезд по территории иностранных государств в рамках ветеринарного, фитосанитарного, санитарно-эпидемиологического и прочих видов контроля;
  • по оплате услуг по приграничной обработке транспортных средств на объектах приграничного сервиса (терминал);
  • по оплате услуг связи;
  • по уплате экологических налогов и сборов;
  • по оплате услуг по эвакуации и буксировке транспортных средств в случае аварий и технических неисправностей.

2. Авансовый отчет

Работник, получивший денежные средства под отчет на расходы, связанные со служебными командировками, обязан не позднее 15 рабочих дней со дня возвращения из служебной командировки, исключая день прибытия, представить отчет об израсходованных суммах с приложением документов, подтверждающих произведенные расходы, и возвратить неизрасходованные денежные средства (п. 90 Инструкции о порядках ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами, утвержденной постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь от 19.03.2019 № 117 (далее – Инструкция № 117)).

Если по результатам расчетов командировочные расходы, произведенные в соответствии с законодательством, окажутся больше выданной суммы аванса, окончательный расчет с работником должен быть произведен не позднее 30 календарных дней с даты представления авансового отчета (ч. 3 п. 7 Положения № 176).

Форма авансового отчета разрабатывается и утверждается организацией самостоятельно с учетом требований, предъявляемых к первичным учетным документам (ст. 10 Закона Республики Беларусь от 12.07.2013 № 57-З «О бухгалтерском учете и отчетности» (далее – Закон № 57-З)).

Цель составления авансового отчета – вывести «финансовый результат» по командировке, который затем будет отражен на счетах бухгалтерского учета. Порядок пересчета командировочных расходов в авансовом отчете определен в Инструкции № 117.

Авансовый отчет об израсходованных суммах белорусских рублей и (или) иностранной валюты составляется в валюте совершенных операций. (ч. 1 п. 79 Инструкции № 117). Командировочные расходы, отраженные в отчете в валюте совершенных операций, пересчитываются в валюту выданного аванса (пп. 80–83 Инструкции № 117).

Аванс на командировку может быть выдан тремя способами:

  1. выдачей наличных денежных средств;
  2. перечислением денежных средств на личную дебетовую карточку работника;
  3. выдачей корпоративной карточки работнику.

Укрупненное общее правило отражения командировочных расходов в авансовом отчете:

Командировочные расходы

Правила отражения

При выдаче аванса наличными или при его перечислении на личную карточку работника в иностранной валюте или белорусских рублях:

Суточные

Отражаются в авансовом отчете в валюте аванса по курсу Нацбанка на дату выдачи аванса (или на дату совершения валютно-обменных операции) и на дату составления отчета не пересчитываются (пп. 81–83 Инструкции № 117)

Расходы по найму, возмещаемые без представления подтверждающих документов в размерах, установленных приложением 2 к Положению № 176

Отражаются в авансовом отчете аналогично суточным. Поскольку нормами Инструкции № 117 такой порядок не определен, по разъяснению специалистов Нацбанка такой порядок отражения расходов по найму целесообразно предусмотреть в ЛПА. Вместе с тем организация вправе отражать расходы по найму и в порядке, предусмотренном для остальных командировочных расходов, а именно по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета (пп. 81–83 Инструкции № 117)

Расходы по найму возмещаются на основании подтверждающих документов

В авансовом отчете их следует пересчитать в соответствии с представленными документами с использованием обменного курса банка-эмитента, установленного для совершения операций посредством банковских платежных карточек, обменного курса, установленного платежной системой на дату совершения каждой операции или по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета (пп. 81–83 Инструкции № 117)

Другие расходы, а именно расходы на проезд и иные расходы

В авансовом отчете следует пересчитать в соответствии с представленными документами с использованием обменного курса банка-эмитента, установленного для совершения операций посредством банковских платежных карточек, обменного курса, установленного платежной системой на дату совершения каждой операции или по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета (пп. 81–83 Инструкции № 117)

При выдаче работнику корпоративной карточки

Суточные, расходы по найму (поскольку возмещаются и отражаются в авансовом отчете в фактических суммах на основании подтверждающих документов (но не выше норм приложения 2)) и другие расходы в авансовом отчете отражаются с использованием обменного курса на дату совершения каждой операции или курса Нацбанка на дату составления отчета (п. 80 Инструкции № 117)

Для того чтобы верно произвести пересчет командировочных расходов, отметим, что порядок пересчета зависит от некоторых факторов, а именно: отличается ли валюта выданного аванса либо валюта счета, к которому выдана личная дебетовая карточка работника, от валюты, в которой определены нормы в приложением 2, а также от валюты страны командирования.

Если валюта выданного аванса соответствует валюте норм в приложении 2 и валюте страны командирования (аванс наличными денежными средствами или перечислен на личную карточку)...

В этом случае в авансовом отчете командировочные расходы пересчитывать не нужно, расходы отражаются в валюте аванса.

Пример 10.

Работник командирован в Германию на 7 дней. В месте командировки работник будет находиться 5 ночей и 7 календарных дней. В организации принят вариант возмещения расходов по найму БЕЗ представления подтверждающих документов.

Работнику выдан аванс наличными денежными средствами в сумме 1285 евро, в том числе:

  • суточные – 560 евро (80 евро x 7 дней);
  • расходы по найму – 725 евро (145 евро x 5 ночей).

Нормы расходов для Германии: суточные – 80 евро, расходы по найму – 145 евро.

Расходы на проезд оплачены за счет принимающей стороны.

При возвращении из командировки документы, подтверждающие наем жилья работником, представлены на сумму 840 евро.

В авансовом отчете отражаются командировочные расходы:

  • суточные – 560 евро (80 евро x 7 дней);
  • расходы по найму – 840 евро, т.к. размер фактических расходов превысил сумму аванса, но не превысил допустимого размера возмещения в соответствии с приложением 2. (145 евро x 7 дней= 1015 евро).

Командировочные расходы в авансовом отчете составили – 1400 евро (560 евро + 840 евро).

Задолженность организации перед работником по авансовому отчету 115 евро (1400 евро – 1285 евро).

Если валюта выданного аванса соответствует валюте страны командирования, но отличается от валюты норм в приложении 2 (аванс наличными денежными средствами или перечислен на личную карточку)…

В этом случае также пересчитывать произведенные работником расходы в валюту аванса в авансовом отчете не нужно, поскольку валюта произведенных расходов совпадает с валютой аванса (п. 82 Инструкции № 117).

Пример 11.

Работник командирован в г. Смоленск на 4 дня. В месте командировки он будет находиться 3 ночи. В организации принят вариант возмещения расходов по найму БЕЗ представления подтверждающих документов.

Работнику выдан аванс в сумме 28 000 росс. руб., в том числе:

  • суточные – 7352,94 росс. руб. (4 дня x 25 долл. США x 2,5000 бел. руб. / (3,4000 бел. руб. / 100));
  • расходы по найму – 17 647,06 росс. руб. (3 ночи x 80 долл. США x 2,5000 бел. руб. / (3,4000 бел. руб. / 100));
  • расходы на такси для передвижения в месте командирования – 3000 руб.

Нормы расходов для РФ, г. Смоленск: суточные – 25 долл. США, расходы по найму – 80 долл. США.

Расходы на проезд оплачены принимающей стороной.

Курс Нацбанка на дату выдачи аванса составил (условно):

  • 2,5000 бел. руб. за 1 долл. США;
  • 3,4000 бел. руб. за 100 росс. руб.

Документов, подтверждающих расходы по найму, а также расходы на такси, работник не представил.

В авансовом отчете отражаются командировочные расходы:

  • суточные в размере, определенном на дату выдачи аванса, – 7352,94 росс. руб.;
  • расходы по найму в размере, определенном на дату выдачи аванса, – 17 647,06 росс. руб.

Возмещаемая сумма командировочных расходов – 25 000 росс. руб. (7352,94 росс. руб. + 17 647,06 росс. руб.).

Сумма задолженности работника перед организацией составила 3000 росс. руб. (28 000 росс. руб. – 25 000 росс. руб.).

Если валюта выданного аванса соответствует валюте норм в приложении 2, но отличается от валюты страны командирования (аванс наличными денежными средствами или перечислен на личную карточку)…

В этом случае в авансовом отчете суточные указываются в валюте норм и, соответственно, в валюте аванса (ч. 1 п. 83 Инструкции № 117). Расходы по найму, возмещаемые без представления подтверждающих документов, отражаются в авансовом отчете аналогично суточным. Вместе с тем организация вправе отражать расходы по найму и в порядке, предусмотренном для остальных командировочных расходов, а именно по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета в валюте норм и выданного аванса (п. 83 Инструкции № 117).

Расходы по найму, возмещаемые на основании подтверждающих документов, расходы по проезду и иные расходы, указанные в авансовом отчете в валюте страны командирования, пересчитываются в валюту аванса (ч. 2 п. 83 Инструкции № 117). Данный пересчет производится:

  • при выдаче аванса наличной иностранной валюте – либо с использованием обменного курса банка, в котором совершена валютно-обменная операция (банка любого: белорусского или зарубежного), или курса Нацбанка на дату составления авансового отчета;
  • при выдаче аванса путем перечисления на личную карточку работника – с использованием обменного курса на дату совершения операции или курса Нацбанка на дату составления авансового отчета.

Пример 12.

Работник направлен в командировку в г. Москву на 5 дней. В г. Москве работник будет находиться 4 ночи и 5 календарных дней. В организации принят вариант возмещения расходов по найму БЕЗ представления подтверждающих документов.

Работнику выдан аванс наличными денежными средствами в сумме 780 долл. США, в том числе:

  • суточные – 200 долл. США (40 долл. США x 5 дней);
  • расходы по найму – 580 долл. США (145 долл. США x 4 ночи).

Нормы расходов для РФ, г. Москвы: суточные – 40 долл. США, расходы по найму – 145 долл. США.

Расходы на авиаперелет оплачены принимающей стороной.

При возвращении работник предоставил документы, подтверждающие расходы по найму на сумму 47 700 росс. руб. Документов, подтверждающих совершение валютно-обменных операций, работник не представил.

В авансовом отчете отражаются командировочные расходы:

  • суточные в валюте норм – 200 долл. США;
  • расходы по найму в валюте норм – 47 700 росс. руб.

Курс Нацбанка на дату авансового отчета составил (условно):

  • 2,5000 бел. руб. за 1 долл. США;
  • 3,4000 бел. руб. за 100 росс. руб.

Сумма командировочных расходов, отражаемая в авансовом отчете в валюте аванса, составит:

  • суточные в валюте норм – 200 долл. США;
  • расходы по найму согласно подтверждающим документам 648,72 долл. США (47 700 росс. руб. x (3,4000 бел. руб. / 100) / 2,5000 бел. руб.). Поскольку сумма 648,72 долл. США за 5 дней пребывания не превышает размеров расходов по найму по нормам 725 долл. США (145 долл. США х 5 дней), то фактические расходы по найму работнику возмещаются в полном размере.

Командировочные расходы согласно авансовому отчету – 848,72 долл. США (200 долл. США + 648,72 долл. США).

Задолженность организации перед работником – 68,72 долл. США (848,72 долл. США – 780 долл. США).

Если валюта выданного аванса отличается от валюты норм в приложении 2 и отличается от валюты страны командирования (аванс наличными денежными средствами или перечислен на личную карточку)…

В этом случае в авансовом отчете суточные указываются в валюте аванса с использованием курса Нацбанка на дату выдачи аванса и не пересчитываются на дату составления авансового отчета (ч. 1 п. 82 Инструкции № 117). Расходы по найму, возмещаемые без представления подтверждающих документов, отражаются в авансовом отчете аналогично суточным. Вместе с тем организация вправе отражать расходы по найму и в порядке, предусмотренном для остальных командировочных расходов, а именно по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета в валюте выданного аванса (п. 82 Инструкции № 117).

Расходы по найму, возмещаемые на основании подтверждающих документов, расходы по проезду и иные расходы, указанные в авансовом отчете в валюте страны командирования, пересчитываются в валюту аванса (ч. 2 п. 82 Инструкции № 117). Данный пересчет производится:

  • при выдаче аванса наличной иностранной валюте – либо с использованием обменного курса банка, в котором совершена валютно-обменная операция (банка любого: белорусского или зарубежного), или курса Нацбанка на дату составления авансового отчета;
  • при выдаче аванса путем перечисления на личную карточку работника – с использованием обменного курса на дату совершения операции или курса Нацбанка на дату составления авансового отчета.

Пример 13.

Работник командирован в г. Варшаву (Польша) на 4 дня. В месте командировки он будет находиться 3 ночи и 4 календарных дня. В организации принят вариант возмещения расходов по найму БЕЗ представления подтверждающих документов.

Работнику выдан аванс наличными денежными средствами в сумме 615 евро (округлили рассчитанную сумму 612,07 евро, т.к. выдача наличными денежными средствами), в том числе:

  • суточные – 224,14 евро (4 дня x 65 долл. США x 2,5000 бел. руб. / 2,9000 бел. руб.);
  • расходы по найму – 387,93 евро (3 ночи x 150 долл. США x 2,5000 бел. руб. / 2,9000 бел. руб.).

Нормы расходов для Польши: суточные – 65 долл. США, расходы по найму – 150 долл. США.

Расходы на проезд оплатила принимающая сторона.

Аванс – в евро, норма страны командирования – долл. США, валюта страны командирования – злотый.

Курс Нацбанка на дату выдачи аванса составил (условно):

  • 2,5000 бел. руб. за 1 долл. США;
  • 2,9000 бел. руб. за 1 евро.

При возвращении из командировки работник предоставил документы, подтверждающие расходы по найму, на сумму 1873 злотых.

В авансовом отчете отражаются командировочные расходы:

  • суточные в валюте аванса в установленном размере, определенном на дату выдачи аванса, – 224,14 евро;
  • расходы по найму согласно подтверждающим документам в валюте произведенных операций – 1873 злотых.

Курс Нацбанка на дату составления авансового отчета составил (условно):

  • 6,3000 бел. руб. за 10 злотых;
  • 2,9500 бел. руб. за 1 евро;
  • 2,5200 бел. руб. за 1 долл. США.

Командировочные расходы, отражаемые в авансовом отчете в валюте аванса, составят:

  • суточные в размере, определенном на дату выдачи аванса, – 224,14 евро;
  • расходы по найму в фактическом размере 400 евро (1873 злот. x (6,3000 бел. руб. / 10) / 2,9500 бел. руб.). Сравним 400 евро с нормой страны командирования. Поскольку норма в долл. США, переведем 400 евро в долл. США. Так, 400 евро = 468,25 долл. США (400 евро х 2,95 000 бел. руб. / 2,5200 бел. руб.). За 4 дня пребывания норма расходов по найму согласно приложению 2 составит 600 долл. США (150 долл. США х 4 дня). Как видим, фактические расходы не превысили нормы приложения 2, соответственно, фактические расходы по найму работнику возмещаются в полном размере.

Командировочные расходы, согласно авансовому отчету, составят 624,14 евро (224,14 евро + 400 евро).

Сумма задолженности организации перед работником по авансовому отчету равна 9,14 евро (624,14 евро – 615 евро).

Если аванс зачислен на корпоративную карточку (к счету в валюте или белорусским рублям)…

В этом случае суточные, расходы по найму жилого помещения, расходы на проезд и иные командировочные расходы включаются в авансовый отчет с использованием обменного курса на дату совершения каждой операции или курса Нацбанка на дату составления авансового отчета (ч. 1 п. 80 Инструкции № 117).

Пример 14.

Работник командирован в Германию на 5 дней. В месте командировки работник находился 3 ночи. В организации принят вариант возмещения расходов по найму С представлением подтверждающих документов. Работнику выдана корпоративная карточка, открытая к счету организации в долларах США, на который зачислено 968,6 долл. США, в том числе:

  • суточные – 464 долл. США (5 дней x 80 евро x 2,9000 бел. руб. / 2,5000 бел. руб.);
  • расходы по найму – 504,6 долл. США (3 ночи x 145 евро x 2,9000 бел. руб. / 2,5000 бел. руб.).

Нормы расходов для Германии: суточные – 80 евро, расходы по найму – 145 евро.

Расходы на перелет оплачены принимающей стороной.

Официальный курс белорусского рубля на дату зачисления аванса составил (условно):

  • 2,9000 бел. руб. за 1 евро;
  • 2,5000 бел. руб. за 1 долл. США.

При возвращении из командировки работник предоставил документы, подтверждающие расходы по найму, на сумму 420 евро (условно примем, что норму расхода по найму жилья за дни командировки не превышает). Для расчетов в организации используется обменный курс.

В выписке к счету указано:

  • снятие наличных:
  • транзакция – 400 евро (5 дней x 80 евро); списано со счета – 470 долл. США (470 долл. США / 1,1750 долл. США, по обменному курсу (условно) 1,1750 долл. США за 1 евро);
  • оплата счета гостиницы за проживание:
  • транзакция – 420 евро; списано со счета – 493,5 долл. США (493,5 долл. США/ 1,1750 долл. США, по обменному курсу (условно) – 1,1750 долл. США за 1 евро).

Командировочные расходы, отражаемые в авансовом отчете в валюте аванса, составят:

  • суточные по обменному курсу – 470 долл. США;
  • расходы по найму по обменному курсу – 493,5 долл. США.

Фактическая сумма командировочных расходов составит 963,5 долл. США (470 долл. США + 493,5 долл. США).

Превышение выданного работнику аванса над его фактическими расходами составляет 5,1 долл. США (968,6 долл. США – 963,5 долл. США). Задолженности за работником не возникает, т.к. неизрасходованная работником валюта остается на счете организации.

Если аванс выдан в белорусских рублях (аванс наличными денежными средствами или перечислен на личную карточку)…

В этом случае суточные в авансовом отчете отражаются в белорусских рублях с использованием курса Нацбанка на дату выдачи аванса без пересчета на дату составления авансового отчета или в иностранной валюте с использованием курса обменного пункта (кассы банка), в котором работником была приобретена иностранная валюта за белорусские рубли (ч. 1 п. 81 Инструкции № 117). Расходы по найму, возмещаемые без представления подтверждающих документов, отражаются в авансовом отчете аналогично суточным. Вместе с тем организация вправе отражать расходы по найму и в порядке, предусмотренном для остальных командировочных расходов, а именно по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета в белорусских рублях (п. 81 Инструкции № 117).

Расходы по найму, возмещаемые на основании подтверждающих документов, расходы по проезду и иные расходы, указанные в авансовом отчете в валюте страны командирования, пересчитываются также в белорусские рубли (п. 81 Инструкции № 117).

Если аванс выдан наличными белорусскими рублями – пересчет производится либо с использованием обменного курса банка, в котором совершена валютно-обменная операция (банка любого: белорусского или зарубежного), или курса Нацбанка на дату составления авансового отчета. Если аванс же перечислен на личную карточку работника, то пересчет производится с использованием обменного курса на дату совершения операции или курса Нацбанка на дату составления авансового отчета.

Пример 15.

Работник командирован в Литву на 5 дней. В месте командировки он будет находиться 4 ночи. В организации принят вариант возмещения расходов по найму БЕЗ представления подтверждающих документов. Ему перечислен на личную карточку аванс в размере 2131,5 бел. руб., в том числе:

  • суточные – 797,5 бел. руб. (5 дней x 55 евро x 2,9000 бел. руб.);
  • расходы по найму – 1334 бел. руб. (4 ночи x 115 евро x 2,9000 бел. руб.).

Нормы расходов для Литвы: суточные – 55 евро, расходы по найму – 115 евро.

Расходы на проезд оплачены принимающей стороной.

Курс Нацбанка на дату выдачи аванса составил (условно) 2,9000 бел. руб. за 1 евро.

При возвращении работник представил документы, подтверждающие расходы на такси, произведенные в месте командировки, в сумме 30 евро.

Документов, а именно выписки по счету клиента, к которому выдана личная карточка работника, а также документов, подтверждающих совершение валютно-обменных операций, работник не представил.

Командировочные расходы в авансовом отчете:

  • суточные в валюте аванса в установленном размере, определенном на дату выдачи аванса, – 797,5 бел. руб.;
  • расходы по найму в валюте аванса в установленном размере, определенном на дату выдачи аванса, – 1334 бел. руб.;
  • расходы на такси согласно подтверждающим документам – 30 евро.

Курс Нацбанка на дату составления авансового отчета составил (условно) 2,9500 бел. руб. за 1 евро.

Сумма командировочных расходов, отражаемая в авансовом отчете в валюте аванса, составит:

  • суточные в размере, определенном на дату выдачи аванса, – 797,5 бел. руб.;
  • расходы по найму в размере, определенном на дату выдачи аванса, – 1334 бел. руб.;
  • расходы на такси – 88,5 бел. руб. (30 евро x 2,9500 бел. руб.).

Командировочные расходы составили 2220 бел. руб. (797,5 бел. руб. + 1334 бел. руб. + 88,5 бел. руб.).

Организация должна работнику согласно авансовому отчету 88,5 бел. руб. (2200 бел. руб. – 2131,5 бел. руб.).

3. Бухгалтерский учет

Основанием для отражения в бухгалтерском учете командировочных расходов является первичный учетный документ – авансовый отчет работника (абз. 13, 24 ст. 1, п. 4 ст. 3, пп. 1, 2, 4 и 5 ст. 10 Закона № 57-З). Денежные средства в виде аванса учитываются на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (п. 56 Инструкции о порядке применения типового плана счетов бухгалтерского учета, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 29.06.2011 № 50).

Суммы командировочных расходов, составляющие в авансовом отчете «финансовый результат» по командировке в иностранной валюте, пересчитанный в валюту выданного аванса по правилам Инструкции № 117, учитываются в бухгалтерском учете по правилам, установленным НСБУ № 69 для отражения операций в иностранной валюте. Так, командировочные расходы отражаются (ч. 1 п. 3 НСБУ № 69):

  • в пределах выданного аванса – по курсу Нацбанка на дату выдачи (перечисления) аванса;
  • сверх суммы выданного аванса – по курсу Нацбанка на дату составления авансового отчета.

Если работнику выдан аванс в большей сумме, нежели он отчитался по авансовому отчету, то сумма превышения является дебиторской задолженностью работника по выданному авансу. Такая задолженность до момента возврата ее работником переоценке не подлежит, переоценивается сумма только на дату возврата аванса (п. 3 ст. 12 Закона № 57-З, п. 3 НСБУ № 69).

Если же работник отчитался по командировке и расходы согласно авансовому отчету оказались больше суммы выданного аванса, то такое превышение расходов над суммой аванса является кредиторской задолженностью организации перед работником. Такая задолженность подлежит переоценке на дату ее погашения, а также на последний календарный день месяца, если до конца текущего месяца расчет с работником не произведен (п. 3 ст. 12 Закона № 57-З, п. 3 НСБУ № 69).

Пример 16.

Работник в ноябре 2021 г. получил аванс в размере 600 евро для поездки в зарубежную командировку. Согласно авансовому отчету от 23 ноября 2021 г. расходы составили 625 евро. Долг перед работником составил 25 евро, погашен в декабре 2021 г.

Курс Нацбанка за 1 евро (условно):

  • на дату выдачи аванса – 2,9000 руб.;
  • на дату авансового отчета – 2,9200 руб.;
  • на последнее число – 30 ноября – 2,8800 руб.;
  • на дату погашения долга в декабре – 2,8500 руб.

В бухгалтерском учете организации отражено:

Содержание операций

Дебет

Кредит

Сумма, руб.

Ноябрь

Выдан аванс (600 евро x 2,9000 руб.)

71

50

1740

Расходы на дату отчета в пределах аванса
(600 евро x 2,9000 руб.)

26

71

1740

Отражены расходы сверх суммы аванса
((625 евро – 600 евро) x 2,9200 руб.)

26

71

73

Переоценка задолженности на 30 ноября
(25 евро x (2,8800 руб. – 2,9200 руб.))

71

91

1,0

Декабрь

Погашена задолженность перед работником в декабре
(25 евро x 2,85 000 руб.)

71

50

71,25

Переоценка задолженности на дату ее погашения
(25 евро x (2,85 000 руб. – 2,8800 руб.))

71

91

0,75


Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 10 декабря 2021 г.


Пожалуйста, поверните свое устройство в горизонтальное положение.
Заказать
звонок