Провайзин Е.В., юрист
С 27.10.2022 вступило в силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 113, которое внесло многочисленные изменения в Инструкцию по делопроизводству в государственных органах, иных организациях, утвержденную постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 (далее – Инструкция). Внесенные изменения затрагивают организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, и организации, не являющиеся источниками комплектования государственных архивов, бесструктурные организации и организации, имеющие структуру, структурные подразделения организаций, а также государственные органы.
Изменения, внесенные в Инструкцию, в разной степени затронули положения практически всех глав Инструкции (кроме гл. 17 – оперативное хранение дел), а также содержание приложений 7, 8, 10, 11, 12, 17, 20 к Инструкции.
Напомним, Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы (далее – организации).
Дополнением, внесенным в п. 10 Инструкции, уточнен круг субъектов в рамках организаций, которые наделены правом издавать соответствующие распорядительные документы. Это руководители организаций, а также иные уполномоченные лица.
Из числа упомянутых в п. 10 Инструкции распорядительных документов, которые организации (руководители организаций, иные уполномоченные лица) вправе принимать (издавать), исключено указание. Указание как распорядительный документ исключено также из иных норм Инструкции (ч. 3 п. 23, ч. 2 п. 46, ч. 3 п. 90, п. 92, п. 95, ч. 6 п. 99, ч. 1 п. 101 Инструкции), пп. 3 и 30 приложения 20 к Инструкции. Примечательно, что в Унифицированной системе организационно-распорядительной документации (утв. приказом директора Департамента по архивам и делопроизводству Министерства юстиции Республики Беларусь от 28.11.2019 № 41) указание как распорядительный документ не упоминается.
Таким образом, с 27.10.2022 в государственных органах, иных организациях независимо от формы собственности и организационно-правовой формы могут издаваться следующие виды распорядительных документов: приказ, распоряжение, постановление, решение (пп. 1, 92 Инструкции).
Указания (методические указания) упоминаются лишь:
С 27.10.2022 согласно новой редакции ч. 2 п. 16 при подготовке документов необходимо соблюдать правила, обеспечивающие юридическую значимость, а не юридическую силу документа, как это было закреплено ранее. Соответствующие замены произведены также в чч. 1, 2 п. 18, чч. 2, 3 п. 52 Инструкции, а из ч. 2 п. 59 и ч. 2 п. 64 Инструкции упоминания о придании юридической силы документам и копии документа исключены.
В то же время содержание понятия «юридическая значимость документа» не определено ни в Инструкции, ни в других нормативных правовых актах (в том числе технических нормативных правовых актах), регулирующих отношения в сферах делопроизводства и деятельности архивов.
В Инструкции упоминается также об исторической, научной, социальной, экономической, политической, культурной и практической значимости документов, которая определяется с целью установления сроков хранения и отбора на хранение соответствующих документов (экспертиза ценности документов) (п. 173 Инструкции). Однако это не дает возможности по аналогии установить содержания понятия «юридическое значение документа» и установить его отличие от содержания понятия «юридическая сила документа». К примеру, в том же Законе Республики Беларусь от 28.12.2009 № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи» сохраняется понятие юридической силы электронного документа (ст. 22 Закона) и даже установлено, что документы, созданные на бумажном носителе и в электронном виде, идентичные по содержанию, имеют одинаковую юридическую силу (ч. 1 ст. 19 Закона).
Исходя из обозначенных обстоятельств заслуживают внимания определения указанных терминов, приведенные в Национальном стандарте РФ ГОСТ Р 7.0.8-2013 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (утв. приказом Федерального агентства по техническому регулированию и метрологии от 17.10.2013 № 1185-ст):
Если исходить из того, что Инструкция устанавливает общие требования именно к документированию управленческой деятельности (п. 1 Инструкции), то с учетом опыта российских коллег, исключение из Инструкции понятия «юридическая сила документа» и введение понятия «юридическая значимость документа» как свойства документа выступать в качестве подтверждения деловой деятельности, можно признать обоснованным.
Обязательные реквизиты, наличие которых в документе необходимо для придания ему юридической значимости, те же, что требовались ранее для придания ему юридической силы (чч. 1, 2 п. 18, чч. 2, 3 п. 52 Инструкции).
Пункт 16 Инструкции был также дополнен частью, норма которой установила явный запрет вносить какие-либо исправления или дополнения в подписанные (утвержденные) документы. Корректировки могут быть оформлены другим документом того же вида.
Внесенные в Инструкцию изменения затронули также оформление таких реквизитов как «Государственный герб Республики Беларусь» и «Отметка о наличии приложения».
Согласно дополнению в ч. 2 п. 36 Инструкции изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах не только государственных органов и иных государственных организаций, но и их структурных подразделений.
Дополнением в ч. 11 п. 56 Инструкции разрешено не указывать в документе количество экземпляров приложения, если оно содержится в одном экземпляре.
Основные изменения в нормах данной главы связаны с регламентацией оформления структурных элементов текста сложных по содержанию документов (приказов, распоряжений, протоколов, инструкций и др.).
Дополнениями в ч. 1 п. 73 Инструкции закреплена возможность пункты подразделять на части либо абзацы (а не на подпункты), подпункты подразделять на части (а не на абзацы).
Согласно изменению в ч. 8 ст. 73 Инструкции части, как и абзацы, выделяются абзацным отступом и не нумеруются.
Основное изменение в нормах данной главы состоит в том, что в новой редакции первого предложения ч. 1 п. 78 Инструкции исключено требование применять гарнитуру шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) в обычном начертании при наборе текста с использованием технических средств при сохранении требования к размеру шрифта – 13 пт.
В связи с данным изменением следует обратить внимание на то, что использование указанной гарнитуры шрифта все еще предусмотрено при нумерации листов в многостраничных документах, а также при оформлении в документе реквизита «Отметка об исполнителе» (ч. 1 п. 91, ч. 9 п. 63 Инструкции).
Кроме того, государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2016 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (утв. постановлением Государственного комитета по стандартизации Республики Беларусь от 26.10.2016 № 83) (далее – СТБ 6.38-2016) предусмотрено использование компьютерного шрифта Times New Roman или Arial при печатании бланков (п. 4.11), а при наборе текста с использованием компьютера – использование шрифта Times New Roman (ч. 2 раздела 8). В последнем случае формулировка соответствует формулировке первого предложения ч. 1 п. 78 Инструкции в предыдущей редакции, из чего можно сделать вывод о том, что с 27.10.2022 это требование СТБ 6.38-2016 может не соблюдаться. Однако ввиду того, что неизвестно, имеется ли намерение исключить данное требование из СТБ 6.38-2016 либо, исключив его из Инструкции, сохранить на уровне СТБ 6.38-2016 как технического нормативного правового акта, отказ от использования гарнитуры шрифта Times New Roman (Times New Roman Cyr) при наборе текста на компьютере пока мыслится преждевременным.
Изменением в определении приказа как распорядительного документа, приведенном в ч. 1 п. 93 Инструкции, применение приказа распространено на решение любых задач, стоящих перед организацией, а не только основных.
Из п. 100 Инструкции исключено требование согласовывать с юридической службой организации распорядительные документы.
Дополнением в подп. 139.9 п. 139 Инструкции разрешено указывать в графе 4 «Отметка об исполнении документа» журнала регистрации исходящих документов (приложение 9 к Инструкции) дату получения и регистрационный индекс ответного документа.
Подпункт 140.7 п. 140 Инструкции дополнен правилом о порядке регистрации документов, поступивших в организацию в нерабочий день (нерабочее время). Такие документы необходимо регистрировать не позднее чем в первый рабочий день, следующий за днем их поступления в организацию. Данное дополнение актуально в связи с тем, что согласно ч. 1 этого же подпункта входящие документы должны быть зарегистрированы в день поступления, что невозможно исполнить, если документ поступил в нерабочий день или нерабочее время.
В новой редакции подп. 141.5 п. 141 Инструкции исключены положения регистрации ответных исходящих документов на регистрационно-контрольных карточках (далее – РКК), включая оформление регистрационных индексов таких документов.
В то же время дополнением, внесенным в подп. 141.3 п. 141 Инструкции, требования к оформлению индекса ответного исходящего документа унифицированы с таковыми требованиями к индексу инициативного исходящего документа.
Согласно подп. 145.3 п. 145 Инструкции контроль за исполнением документов осуществляют руководитель организации, служба ДОУ и ответственные исполнители.
В новой редакции подп. 145.1 п. 145 Инструкции целью контроля является обеспечение своевременного и качественного рассмотрения содержащихся в документах запросов, предложений и принятия по ним решений, подготовки ответов, а не только исполнения поручений, зафиксированных в документах.
Изменения и дополнения в данной главе обусловлены исключением с 27.10.2022 из Правил работы архивов государственных органов и иных организаций (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 24.05.2012 № 143) (далее – Правила) раздела II, в котором были сгруппированы нормы главы 5 о составлении номенклатуры дел.
Включенные в главу 10 Инструкции нормы главы 5 Правил по сути воссоединились с нормами, которые у Инструкции и Правил были общими:
Изменения и дополнения, внесенные в данную главу, как и в главе 10 Инструкции, обусловлены изменениями в Правилах, которые вступили в силу с 27.10.2022, в частности исключением из Правил раздела II, в котором были сгруппированы нормы главы 6 о формировании дел. Соответствие между нормами, включенными в главу 11 Инструкции и исключенными из главы 6 Правил, следующее:
Дополнением в абз. 6 п. 172 Инструкции основные функции ЦЭК (ЭК) дополнены согласованием актов об отсутствии дел, актов о необнаружении дел (документов), пути розыска которых исчерпаны.
В новой редакции абз. 7 п. 172 Инструкции функция подготовки предложений об изменении сроков хранения отдельных категорий документов реализуется ЦЭК (ЭК) в отношении сроков хранения, установленных не законодательством, а ведомственными перечнями документов с указанием сроков хранения, перечнями документов негосударственных организаций с указанием сроков хранения.
В новой редакции п. 177 сохранилась норма о том, что решения ЦЭК (ЭК) как совещательного органа оформляются протоколами. Однако также дополнено, что решение ЦЭК (ЭК) может закрепляться также в приказе (распоряжении) руководителя организации. Это согласуется с ч. 2 п. 12 Инструкции, согласно которой решения, принятые на заседании коллегиального органа, имеющего совещательные функции, как правило, проводятся в жизнь приказом (распоряжением) руководителя организации либо путем утверждения руководителем организации протокола заседания.
Новая редакция п. 180 Инструкции изменила и дополнила нормы предыдущей редакции:
Часть 2 п. 186 Инструкции дополнена правом не указывать во внутренней описи фамилии, имена, отчества работников, если в одном распорядительном документе по личному составу одно предписываемое действие распространяется на широкий круг работников.
В новой редакции ч. 6 п. 186 Инструкции установлено, что при необходимости составления новой внутренней описи и (или) итоговой записи ко внутренней описи старые внутренняя опись и итоговая запись к ней зачеркиваются одной наклонной чертой, но сохраняются в деле.
Дополнением в ч. 1 п. 187 Инструкции уточнено, что если дело подшито (переплетено) без листа-заверителя, то лист-заверитель подклеивается ко внутренней стороне обложки дела за верхнюю часть.
В новой редакции ч. 4 п. 187 Инструкции определено, что при перенумерации листов в конце дела старая заверительная надпись зачеркивается одной наклонной чертой.
Оформление обложек дел
В новой редакции п. 188 Инструкции существенно скорректированы правила оформления обложек дел. В пункте выделено 9 подпунктов, приведены примеры.
Часть 1 п. 191 Инструкции дополнена требованием включать в описи дел дела, которые:
В новой редакции п. 196 Инструкции скорректированы и расширены правила, которые необходимо соблюдать при составлении описи дел структурного подразделения.
Изменением в п. 205 Инструкции дополнено, что передача дел временного (до 10 лет) хранения может осуществляться также по описям, а не только по номенклатуре дел (по согласованию с архивом организации).
Дополнением в ч. 3 п. 206 Инструкции уточнено, что в обоих экземплярах описи в графе «Примечание» каждого заголовка дела проставляются отметки также об отсутствии дел, а не только о наличии.
Дополнением в п. 209 Инструкции установлено требование об указании в акте о выделении к уничтожению документов и дел, не подлежащих хранению, наименования каждого структурного подразделения, если в этот акт включены дела нескольких структурных подразделений.
В новой редакции ч. 1 п. 5 Инструкции унифицированы требования об утверждении и согласовании организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, локальных правовых актов, устанавливающих правила работы с документами на бумажных носителях, а также с электронными документами и документами в электронном виде. Это обусловлено исключением требования согласовывать инструкции по делопроизводству, регулирующие правила работы с электронными документами и документами в электронном виде, также с государственным учреждением «Белорусский научно-исследовательский центр электронной документации (далее – БелНИЦЭД).
Изменением, внесенным в п. 219 Инструкции, исключено требование согласовывать проекты документов в электронном виде с соблюдением установленных Инструкцией правил в отношении аналогичных документов на бумажном носителе.СправочноПостановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 30.08.2022 № 117, вступившим в силу с 27.10.2022, в новой редакции изложена ч. 1 п. 4 Инструкции о порядке работы с электронными документами в государственных органах, иных организациях (утв. постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 06.02.2019 № 19), вследствие чего исключено установленное предыдущей редакцией требование согласовывать в том числе с БелНИЦЭД локальные правовые акты, определяющие порядок работы с электронными документами, до их утверждения руководителями организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов.
Изменением, внесенным в ч. 1 п. 236 Инструкции, требование о хранении документов в электронном виде в течение сроков, установленных для аналогичных документов на бумажном носителе, распространено не только на созданные и подписанные в организации документы в электронном виде, но и на созданные и неподписанные документы, а также входящие документы.
Изменением, внесенным в ч. 3 п. 236 Инструкции, расширены возможности включать в разрабатываемый самими организациями перечень виды документов в электронном виде временного (до 10 лет) хранения без их аналогов на бумажном носителе отличные от документов, приведенных в приложении 20 к Инструкции. С 27.10.2022 в такой перечень организация вправе включить также ранее ограниченные для включения в него документы с дополнительными условиями выделения к уничтожению, за исключением документов с отметкой «ЭПК».
Новой редакцией п. 238 Инструкции предусмотрено указание также в номенклатуре дел, а не только в локальном правовом акте организации, определенного самостоятельно организацией места хранения электронных и гибридных дел до их передачи в архив или выделения к уничтожению. Кроме того, установлено, что при необходимости указывается название информационной системы организации, в которой такие дела хранятся.
СправочноЗаконом Республики Беларусь от 18.04.2022 № 163-З, вступившим в силу с 27.10.2022, Закон Республики Беларусь от 25.11.2011 № 323-З «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь» дополнен ст. 181, согласно части первой которой документы в электронном виде, в том числе электронные документы, образовавшиеся в информационной системе государственного органа, иной организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив государственного органа, иной организации, а не подлежащие передаче на хранение в архив – до их уничтожения.
Материал подготовлен с использованием нормативных правовых актов по состоянию на 30 октября 2022 г.
А если Вы предпочитаете иметь под рукой книгу, то НЦПИ выпустил новое печатное издание «Инструкция по делопроизводству в государственных органах, иных организациях».
Приобрести Инструкцию можно в книготорговых организациях республики или в нашем интернет-магазине.
Указ Президента Республики Беларусь от 27.03.2008 № 178 «О порядке исполнения внешнеторговых договоров» обязывает резидентов в каждом заключенном внешнеторговом договоре указывать сумму (ориентировочную сумму) денежных обязательств сторон по договору. О какой ориентировочной сумме идет речь: за месяц, за год или в целом по договору?
