Постановлением № 222
определены, сроки хранения документов, по 11 разделам.
Например:
1. Нормативно-правовое регулирование нотариальной деятельности:
-
нормативные правовые акты по вопросам нотариальной деятельности, – до минования надобности;
-
Устав Белорусской нотариальной палаты, положения о территориальных нотариальных палатах – 1 год;
-
документы о проведении работы по правовому просвещению, взаимодействию со средствами массовой информации (справки, переписка и др.) – 3 года;
-
обобщения нотариальной практики – 10 лет и более.
2. Организационно-распорядительная деятельность. Организация и ведение нотариального делопроизводства. Хранение документов.
Большинство документов указанного раздела хранятся постоянно, в частности:
-
приказы, распоряжения нотариуса нотариального бюро по вопросам организации и осуществления нотариальной деятельности в нотариальном бюро;
-
документы (их копии) об образовании, упразднении нотариальной конторы, нотариального бюро;
-
документы (их копии) на право осуществления нотариусом нотариальной деятельности;
-
образцы подписей и оттисков печатей нотариусов;
-
выписки из номенклатуры дел нотариальной конторы;
-
дела фондов, сводные описи дел.
3. Обращения граждан и юридических лиц.
Установлен 5-летний срок хранения документов.
4. Бухгалтерский учет и отчетность.
Основная часть документов хранится 3 года, а, например, для лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам предусмотрен срок хранения 75 лет.
5. Кадровое обеспечение.
Срок хранения документов от 1 до 5 лет. Исключение составляют:
6. Охрана труда. Пожарная безопасность:
-
журналы регистрации: инструктажей по охране труда – 3 года, противопожарного инструктажа – 10 лет;
-
инструкции по охране труда и пожарной безопасности – до замены новыми;
-
планы эвакуации людей при пожаре – до минования надобности.
7. Документирование нотариальной деятельности. Контроль за соблюдением нотариусами законодательства о нотариате.
Сроки хранения различных документов значительно разнятся. Подробнее можно ознакомиться в главе 8 приложения
к постановлению № 222.
8. Совершение нотариальных действий.
Для большей части документов установлен постоянный срок хранения.
9. Предотвращение легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения.
Срок хранения указанных документов составляет 5 лет.
10. Административно-хозяйственные вопросы.
В основном предусмотрено хранение документов в течение 3 лет.
Примечание:
В процессе хранения документов может быть принято решение об увеличении сроков их хранения.
Решения об увеличении сроков хранения согласовываются:
- с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов и Центральной экспертной комиссией Белорусской нотариальной палаты – для источников комплектования государственных архивов;
-
с центральными экспертными комиссиями территориальных нотариальных палат и Центральной экспертной комиссией Белорусской нотариальной палаты – в иных случаях.
Кроме того, внесены изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 декабря 2006 г. № 79 «О перечне документов организаций системы Министерства юстиции, нотариата и адвокатуры» и определено, что постоянному хранению подлежат реестры:
-
государственных нотариальных контор, нотариальных бюро;
-
специальных разрешений (лицензий) на осуществление частной нотариальной деятельности, свидетельств на право занятия нотариальной деятельностью;
-
адвокатов, адвокатских бюро, юридических консультаций и специальных разрешений (лицензий) на право осуществления адвокатской деятельности;
-
свидетельств об аттестации юриста, журналы учета свидетельств о регистрации адвокатов, осуществляющих адвокатскую деятельность индивидуально.
Подробный перечень документов и сроки их хранения смотрите в приложении
к постановлению № 222.
Обращаем внимание, что пользователи ЭТАЛОН-ONLINE могут сохранить документ в личном кабинете и поставить его на контроль, чтобы отслеживать изменения.
