Сохранить в избранное

Памятка нотариусу: установлены сроки хранения нотариальных документов

1 января 2022 г. вступило в силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 декабря 2021 г. № 222, которым установлен перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности нотариальных контор, у нотариусов, с указанием сроков хранения.


Какие документы можно уничтожить, когда минует надобность, а какие необходимо хранить постоянно, читайте в нашем материале.

Постановлением № 222 определены, сроки хранения документов, по 11 разделам.

Например:

1. Нормативно-правовое регулирование нотариальной деятельности:

  • нормативные правовые акты по вопросам нотариальной деятельности, – до минования надобности;

  • Устав Белорусской нотариальной палаты, положения о территориальных нотариальных палатах – 1 год;

  • документы о проведении работы по правовому просвещению, взаимодействию со средствами массовой информации (справки, переписка и др.) – 3 года;

  • обобщения нотариальной практики – 10 лет и более.

2. Организационно-распорядительная деятельность. Организация и ведение нотариального делопроизводства. Хранение документов.

Большинство документов указанного раздела хранятся постоянно, в частности:

  • приказы, распоряжения нотариуса нотариального бюро по вопросам организации и осуществления нотариальной деятельности в нотариальном бюро;

  • документы (их копии) об образовании, упразднении нотариальной конторы, нотариального бюро;

  • документы (их копии) на право осуществления нотариусом нотариальной деятельности;

  • образцы подписей и оттисков печатей нотариусов;

  • выписки из номенклатуры дел нотариальной конторы;

  • дела фондов, сводные описи дел.

3. Обращения граждан и юридических лиц.

Установлен 5-летний срок хранения документов.

4. Бухгалтерский учет и отчетность.

Основная часть документов хранится 3 года, а, например, для лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам предусмотрен срок хранения 75 лет.

5. Кадровое обеспечение.

Срок хранения документов от 1 до 5 лет. Исключение составляют:

  • Личные дела и карточки работников – 75 лет;

  • Трудовые книжки работников – до востребования.

6. Охрана труда. Пожарная безопасность:

  • журналы регистрации: инструктажей по охране труда – 3 года, противопожарного инструктажа – 10 лет;

  • инструкции по охране труда и пожарной безопасности – до замены новыми;

  • планы эвакуации людей при пожаре – до минования надобности.

7. Документирование нотариальной деятельности. Контроль за соблюдением нотариусами законодательства о нотариате.

Сроки хранения различных документов значительно разнятся. Подробнее можно ознакомиться в главе 8 приложения к постановлению № 222.

8. Совершение нотариальных действий.

Для большей части документов установлен постоянный срок хранения.

9. Предотвращение легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения.

Срок хранения указанных документов составляет 5 лет.

10. Административно-хозяйственные вопросы.

В основном предусмотрено хранение документов в течение 3 лет.

Примечание:
В процессе хранения документов может быть принято решение об увеличении сроков их хранения.
Решения об увеличении сроков хранения согласовываются:

  • с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов и Центральной экспертной комиссией Белорусской нотариальной палаты – для источников комплектования государственных архивов;
  • с центральными экспертными комиссиями территориальных нотариальных палат и Центральной экспертной комиссией Белорусской нотариальной палаты – в иных случаях.

Кроме того, внесены изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 декабря 2006 г. № 79 «О перечне документов организаций системы Министерства юстиции, нотариата и адвокатуры» и определено, что постоянному хранению подлежат реестры:

  • государственных нотариальных контор, нотариальных бюро;

  • специальных разрешений (лицензий) на осуществление частной нотариальной деятельности, свидетельств на право занятия нотариальной деятельностью;

  • адвокатов, адвокатских бюро, юридических консультаций и специальных разрешений (лицензий) на право осуществления адвокатской деятельности;

  • свидетельств об аттестации юриста, журналы учета свидетельств о регистрации адвокатов, осуществляющих адвокатскую деятельность индивидуально.

Подробный перечень документов и сроки их хранения смотрите в приложении к постановлению № 222.

Обращаем внимание, что пользователи ЭТАЛОН-ONLINE могут сохранить документ в личном кабинете и поставить его на контроль, чтобы отслеживать изменения.


Сохранить в избранное
Читайте также в разделе
Вам будет интересно
Перевод денежных средств по договору дарения
Сафаревич Денис Захарович, юрист

Вопрос: В банк Республики Беларусь обратилась гражданка Республики Беларусь – резидент, которая переводит своему сыну-нерезиденту за пределы Республики Беларусь денежные средства в размере свыше 2000 базовых величин по договору дарения. Валютный договор не зарегистрирован. Каковы действия банка?

Читать подробнее
Календарь событий
13 октября 2022 года
Красовская Виктория Викторовна
Распоряжение государственным имуществом
Подробнее
20 октября 2022 года
Жук Ольга Юрьевна, Шевченко Татьяна Анатольевна
Актуальные вопросы ведения делопроизводства в организации
Подробнее
Видео
Здравствуйте, данный браузер не поддерживается нашей системой, для продолжения работы воспользуйтесь другим браузером.