Электронные накладные: новая структура и формат

29 июня 2021 г.

С 1 июля в Беларуси изменяются структура и формат электронных накладных, в том числе требования к процессу их создания, передачи, получения. Данное решение закреплено постановлением Национальной академии наук Беларуси, Министерства финансов Республики Беларусь, Министерства по налогам и сборам Республики Беларусь и Министерства связи и информатизации Республики Беларусь от 3 мая 2021 г. № 2/37/20/7.

Какие требования должны быть соблюдены в процессе создания, передачи, получения, к структуре и форматам данного вида электронных документов, а также при подключении к системе электронного документооборота, читайте в материале.

новость.jpg

Постановлением № 2/37/20/7 установлено, что форматы товарно-транспортных накладных в виде электронных документов (ЭТТН) и товарных накладных в виде электронных документов (ЭТН) и электронных сообщений, создаваемых грузоотправителем при отгрузке товаров, а также других электронных сообщений, формируемых в процессе электронного обмена данными, включаются в республиканский регистр типовых электронных документов, обеспечивающих электронный обмен данными при реализации процессов ведения электронной торговли.

Примечание:
Данный реестр формируется и ведется научно-инженерным республиканским унитарным предприятием «Межотраслевой научно-практический центр систем идентификации и электронных деловых операций» Национальной академии наук Беларуси.

ВАЖНО!

Передача и получение ЭТТН и ЭТН, а также создание электронных сообщений осуществляется участниками электронного документооборота через оператора (операторов) электронного документооборота (EDI-провайдер).

Какие требования необходимо соблюсти для подключения к системе электронного документооборота?

Для участия в электронном документообороте в части ЭТТН и ЭТН участникам необходимо:

1. приобрести в республиканском удостоверяющем центре Государственной системы управления открытыми ключами Республики Беларусь:

сертификат открытого ключа проверки электронной цифровой подписи (далее – ЭЦП);
атрибутный сертификат ответственных лиц организации, ИП.

Примечание:
Последний выдается руководителю организации, ИП либо иному лицу, ответственному в соответствии с законодательством или доверенностью действовать от имени организации, ИП.

2. подключиться к системе электронного документооборота в качестве участника.

ВАЖНО!

Подключение к системе электронного документооборота и представление необходимых для подключения регистрационных данных осуществляется на основании соглашения, заключаемого с EDI-провайдером.

Примечание:
В случае изменения ранее представленных EDI-провайдеру регистрационных данных участник электронного документооборота не позднее рабочего дня, следующего за днем соответствующего изменения, представляет EDI-провайдеру измененные данные.

Какие требования установлены к процессу создания, передачи, получения, а также к структуре и форматам электронных накладных?

ЭТТН и ЭТН должны:

содержать сведения в соответствии с реквизитами, предусмотренными в формах таких документов;
содержать сведения, установленные подпунктом 2.2 пункта 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 г. № 940 «О функционировании механизма электронных накладных».

Примечание:
Формы установлены приложениями 1 и 2 к постановлению Министерства финансов Республики Беларусь от 30 июня 2016 г. № 58 «Об установлении форм товарно-транспортной накладной и товарной накладной и утверждении Инструкции о порядке заполнения товарно-транспортной накладной и товарной накладной, внесении дополнений и изменения в постановление Министерства финансов Республики Беларусь от 22 апреля 2011 г. № 23».

быть подписаны ЭЦП ответственных лиц участников электронного документооборота (за исключением EDI-провайдера(ов);
переданы и получены через EDI-провайдера(ов).

Электронные сообщения должны:

содержать сведения и реквизиты, указанные в форме товарной накладной, установленной Министерством финансов, за исключением сведений, которые заполняются грузополучателем;
содержать сведения, установленные подпунктом 2.2 пункта 2 постановления Совета Министров Республики Беларусь от 30 декабря 2019 г. № 940;
быть подписаны ЭЦП ответственных лиц грузоотправителя;
быть переданы EDI-провайдеру;
успешно пройти контроль в программном комплексе «Система прослеживаемости товаров» (ПК СПТ) государственной информационной системы «Программно-технический комплекс по автоматизации процесса расчета подлежащих уплате в бюджет налогов, сборов (пошлин) и представлению в налоговые органы налоговых деклараций (расчетов) в электронном виде» и по ним должно быть получено уведомление EDI-провайдера об успешном прохождении контроля в ПК СПТ.

ВАЖНО!

ЭЦП является особенной частью всех используемых в документообороте электронных документов. При создании электронных документов участниками электронного документооборота подписанию ЭЦП ответственных лиц подлежат разделы «DeliveryNote» и «Acknowledgement».

Участники могут создавать, передавать, получать и хранить ЭТТН и ЭТН, взаимодействуя с одним или двумя EDI-провайдерами.

Примечание:
Процесс работы с одним EDI-провайдером изложен в главе 7 ТНПА, утвержденного постановлением № 2/37/20/7, с двумя EDI-провайдерами в главе 8.

Можно ли внести изменения и дополнения в ЭТТН и ЭТН, отменить их?

Требования к процессу внесения изменений и (или) дополнений в ЭТТН и ЭТН, а также их отмены изложены в главе 6 ТНПА, утвержденного постановлением № 2/37/20/7.

В частности, устанавливается, что в случае необходимости внесения изменений (дополнений) в ЭТТН или ЭТН, в том числе по результатам приемки поступивших по ним товаров, грузополучатель не позднее 10 рабочих дней со дня получения ЭТТН или ЭТН:

формирует уведомление о необходимости изменения (дополнения) ЭТТН или ЭТН с указанием необходимых корректировок;
подписывает уведомление о необходимости изменения (дополнения) ЭТТН или ЭТН ЭЦП ответственного лица (ответственных лиц);
передает уведомление о необходимости изменения (дополнения) ЭТТН или ЭТН в электронном виде в адрес грузоотправителя через EDI-провайдера;
сохраняет подписанное уведомление о необходимости изменения (дополнения) ЭТТН или ЭТН в электронном виде.

В случае необходимости отмены ранее переданной ЭТТН или ЭТН грузополучателю грузоотправитель повторно передает ранее переданную ЭТТН или ЭТН, которую необходимо отменить, с признаком «Отменена».

ВАЖНО!

Отмена ЭТТН или ЭТН, подписанной ЭЦП ответственного лица (ответственных лиц) грузополучателя, не допускается.

ЭТТН или ЭТН, подписанные ЭЦП ответственных лиц грузоотправителя и грузополучателя, отмене не подлежат.

Примечание:
Процесс внесения изменений и (или) дополнений в ЭТТН и ЭТН, а также их отмены при работе с одним или двумя EDI-провайдерами изложена в главах 7 и 8 ТНПА, утвержденного постановлением № 2/37/20/7.