 | Официальная правовая информация |
25 ноября 2011 г. № 323-З
Об архивном деле и делопроизводстве
Принят Палатой представителей 20 октября 2011 года
Одобрен Советом Республики 8 ноября 2011 года
Изменения и дополнения:
Закон Республики Беларусь от 17 июля 2018 г. № 132-З (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 28.07.2018, 2/2570);
Закон Республики Беларусь от 17 июля 2020 г. № 50-З (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 23.07.2020, 2/2769);
Закон Республики Беларусь от 18 апреля 2022 г. № 163-З (Национальный правовой Интернет-портал Республики Беларусь, 26.04.2022, 2/2883)
ГЛАВА 1
ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 1. Сфера действия настоящего Закона
Настоящий Закон регулирует отношения, связанные с деятельностью государственных органов, иных организаций, а также граждан Республики Беларусь, иностранных граждан и лиц без гражданства, постоянно проживающих на территории Республики Беларусь, в том числе индивидуальных предпринимателей (далее, если не определено иное, – граждане), по обеспечению накопления, хранения, учета и использования документов независимо от вида носителя информации, включая документы в электронном виде, в том числе электронные документы (далее, если не определено иное, – документы), а равно отношения, связанные с созданием и деятельностью архивов, и отношения в сфере управления архивным делом и делопроизводством.
Действие настоящего Закона распространяется также на представительства иностранных организаций, осуществляющих свою деятельность на территории Республики Беларусь (далее – представительства иностранных организаций), в части установления требований по обеспечению накопления, хранения, учета и использования образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств.
Статья 2. Основные термины, применяемые в настоящем Законе, и их определения
В настоящем Законе применяются следующие основные термины и их определения:
архив – организация или структурное подразделение организации, если иное не предусмотрено частью четвертой статьи 13 настоящего Закона, осуществляющие прием, хранение, учет и использование архивных документов;
архивное дело – деятельность по созданию и комплектованию архивов, организации хранения, учета и использования архивных документов;
архивный документ – документ, хранящийся в архиве в силу его значимости для граждан, общества и государства;
архивный фонд – часть документального фонда, прошедшая в установленном порядке экспертизу ценности и поступившая на хранение в архив;
владелец документов (далее – владелец) – государственный орган, иная организация либо гражданин, осуществляющие владение и пользование документами и реализующие право распоряжения ими в пределах, установленных их собственниками;
временное хранение документов – хранение документов государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в течение установленных сроков до момента их уничтожения;
временное хранение документов Национального архивного фонда Республики Беларусь (далее – Национальный архивный фонд) – хранение документов Национального архивного фонда государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в течение сроков, установленных настоящим Законом, до момента их передачи на постоянное хранение;
государственные архивные учреждения – государственные архивы, иные организации, входящие в систему государственных архивных учреждений, утвержденную Советом Министров Республики Беларусь;
делопроизводство – деятельность по обеспечению документирования и организации работы с документами;
документ – информация на материальном носителе, имеющая реквизиты, позволяющие ее идентифицировать, созданная, полученная и сохраняемая в процессе деятельности государственного органа, иной организации, должностного лица, а также на протяжении жизни гражданина;
документальный фонд – совокупность документов, образовавшихся в процессе деятельности государственного органа, иной организации, а также на протяжении жизни гражданина;
документ в электронном виде – документ, созданный, полученный и сохраняемый с помощью технических, программных и программно-аппаратных средств;
документ Национального архивного фонда – документ, находящийся на постоянном хранении или подлежащий постоянному хранению в силу его значимости для граждан, общества и государства;
документы по личному составу – документы, создаваемые при приеме на работу (избрании, утверждении, назначении на должность), переводе (перемещении), увольнении (освобождении от занимаемой должности) работника, о предоставлении отпуска, командировании, поощрении, выплате заработной платы, присвоенных квалификационной категории, классе, квалификации, разряде, звании, иные документы, которые могут быть использованы для подтверждения периода работы (службы) и (или) учебы, занимаемой должности служащего (профессии рабочего), а также в иных целях, связанных с обеспечением прав и законных интересов граждан;
источники комплектования государственных архивов – государственные органы, иные организации, а также граждане, в процессе деятельности или на протяжении жизни которых образуются документы Национального архивного фонда, подлежащие передаче на постоянное хранение в государственные архивы;
копия архивного документа на правах подлинника – копия, воспроизводящая информацию и внешние признаки архивного документа, находящегося в собственности иных государств, а также организаций и граждан, и подлежащая постоянному хранению;
научно-техническая обработка документов – комплекс работ по проведению экспертизы ценности документов, их оформлению и описанию;
Национальный архивный фонд – исторически сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность, отражающая материальную и духовную жизнь белорусского народа, подлежащая постоянному хранению;
органы архивного дела и делопроизводства – республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, структурные подразделения по архивам и делопроизводству областных (Минского городского) исполнительных комитетов, реализующие единую государственную политику в сфере архивного дела и делопроизводства;
особо ценный документ – архивный документ, имеющий непреходящую ценность;
пользователь архивных документов (далее – пользователь) – государственный орган, иная организация либо гражданин, обращающиеся к архивным документам для использования содержащейся в них информации;
постоянное хранение документов – бессрочное хранение документов;
собственник документов (далее – собственник) – Республика Беларусь, ее административно-территориальные единицы, негосударственная организация либо гражданин, реализующие права владения, пользования и распоряжения документами;
уникальный документ – особо ценный документ, не имеющий себе подобных по содержащейся в нем информации и (или) внешним признакам, невосполнимый при утрате в силу его значимости и (или) автографичности.
Термин «электронный документ» используется в настоящем Законе в значении, определенном Законом Республики Беларусь от 28 декабря 2009 г. № 113-З «Об электронном документе и электронной цифровой подписи».
Статья 3. Правовое регулирование отношений в сфере архивного дела и делопроизводства
Отношения в сфере архивного дела и делопроизводства регулируются законодательством в сфере архивного дела и делопроизводства, а также международными договорами Республики Беларусь и международно-правовыми актами, составляющими право Евразийского экономического союза.
Законодательство в сфере архивного дела и делопроизводства основывается на Конституции Республики Беларусь и состоит из настоящего Закона и иных актов законодательства.
Отношения по владению, пользованию и распоряжению документами регулируются гражданским законодательством в той мере, в какой они не урегулированы настоящим Законом.
Если международным договором Республики Беларусь установлены иные правила, чем те, которые предусмотрены настоящим Законом, то применяются правила международного договора.
Статья 4. Участие государственных органов, иных организаций и граждан в комплектовании архивов
Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов.
Государственные органы, иные организации, в процессе деятельности которых образуются документы государственной части Национального архивного фонда, обязаны обеспечивать их передачу в государственные архивы по истечении сроков, установленных частями второй и третьей статьи 20 настоящего Закона.
Представительства иностранных организаций обязаны обеспечивать в течение установленных сроков накопление, хранение, учет и использование образующихся в процессе их деятельности документов по личному составу работников этих представительств и передачу их в территориальные (городские или районные) архивы в случае, предусмотренном частью восьмой статьи 19 настоящего Закона.
Негосударственные организации и граждане также имеют право на участие в комплектовании государственных архивов и включение своих документов в состав государственной части Национального архивного фонда.
Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливает перечень типовых документов с указанием сроков хранения.
Государственные органы, иные государственные организации по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, с указанием сроков хранения.
Негосударственные организации могут устанавливать перечни документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения. Негосударственные организации, являющиеся источниками комплектования государственных архивов, устанавливают перечни документов, образующихся в процессе их деятельности и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) организаций, с указанием сроков хранения по согласованию с государственными архивами.
Статья 5. Материально-техническое обеспечение государственных архивных учреждений, территориальных (городских или районных) архивов и архивов государственных органов, иных организаций
Материально-техническое обеспечение государственных архивных учреждений, территориальных (городских или районных) архивов осуществляется за счет средств республиканского и местных бюджетов, а также средств, полученных от приносящей доходы деятельности, и иных источников, не запрещенных законодательством.
Архивы государственных органов, иных организаций содержатся за счет средств создавших их государственных органов, иных организаций, а также иных источников, не запрещенных законодательством.
ГЛАВА 2
ГОСУДАРСТВЕННОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ И УПРАВЛЕНИЕ В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Статья 6. Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства
Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляются Президентом Республики Беларусь, Советом Министров Республики Беларусь, республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, местными исполнительными и распорядительными органами в пределах их компетенции.
Государственное регулирование и управление в сфере архивного дела и делопроизводства включают:
разработку и реализацию единой государственной политики в сфере архивного дела и делопроизводства;
установление единых принципов организации архивного дела и делопроизводства, порядка накопления, хранения, учета и использования архивных документов, создания и деятельности архивов и осуществление контроля за соблюдением этих принципов и порядка;
комплектование государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, архивов государственных органов и иных государственных организаций, обеспечение постоянного хранения документов государственной части Национального архивного фонда, их учета и использования;
решение вопросов о вывозе архивных документов из Республики Беларусь.
Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляет управление деятельностью подчиненных ему государственных организаций с анализом эффективности работы этих организаций и выработкой предложений по ее повышению.
Статья 7. Основные направления деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства
Основными направлениями деятельности в сфере архивного дела и делопроизводства являются:
формирование Национального архивного фонда;
постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда, их учет и использование;
установление общих требований к документированию и организации работы с документами;
осуществление контроля за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства в государственных органах, иных организациях, оказание им методической помощи;
подготовка и повышение квалификации кадров.
Статья 8. Контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства
Контроль за соблюдением законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства осуществляется в соответствии с законодательством о контрольной (надзорной) деятельности Департаментом по архивам и делопроизводству Министерства юстиции.
ГЛАВА 3
НАЦИОНАЛЬНЫЙ АРХИВНЫЙ ФОНД
Статья 9. Состав Национального архивного фонда
В состав Национального архивного фонда входят правовые акты, управленческая, научно-техническая, геологическая, телеметрическая документация, информационные ресурсы, кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, живописные и графические изображения, научные, литературные, нотные и иные рукописи и тексты, дневники, мемуары, документы по личному составу и другие виды документов независимо от вида носителя информации.
Национальный архивный фонд состоит из государственной и негосударственной частей.
Государственная часть Национального архивного фонда формируется из документов Национального архивного фонда государственных органов, иных организаций и граждан, включенных в списки источников комплектования государственных архивов. Государственные организации, в процессе деятельности которых образуются документы государственной части Национального архивного фонда, включаются в списки источников комплектования государственных архивов по решению государственных архивов. Негосударственные организации и граждане включаются в эти списки с их согласия на основании договора, предусматривающего передачу права собственности на документы государству.
Списки источников комплектования государственных архивов составляются и утверждаются государственными архивами в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Государственную часть Национального архивного фонда составляют документы:
Президента Республики Беларусь, Всебелорусского народного собрания, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Конституционного Суда Республики Беларусь, Верховного Суда Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь, Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь, Комитета государственного контроля, Генеральной прокуратуры, Национального банка, Управления делами Президента Республики Беларусь, Центральной избирательной комиссии, министерств, других республиканских органов государственного управления, государственных организаций, подчиненных Совету Министров Республики Беларусь, местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов, иных государственных органов и государственных организаций, подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, расположенных на территории Республики Беларусь;
государственных организаций, воинских формирований, находившихся или находящихся за пределами Республики Беларусь;
организаций, доля государственной собственности в уставном фонде которых составляет более 50 процентов;
республиканских государственно-общественных объединений, политических партий и других общественных объединений, их союзов (ассоциаций), образовавшиеся до введения их регистрации в установленном порядке и хранящиеся в государственных архивах;
религиозных организаций, образовавшиеся до отделения церкви от государства;
иных организаций, существовавших на территории, составляющей современную территорию Республики Беларусь;
организаций и граждан, поступившие в собственность государства, в том числе из-за рубежа, по основаниям, предусмотренным законодательством.
К государственной части Национального архивного фонда также относятся:
документы, образовавшиеся на протяжении жизни политических и военных деятелей, деятелей науки, искусства, культуры и иных сфер государственной и общественной жизни и хранящиеся в государственных архивах;
документы, хранящиеся в государственных музеях и библиотеках;
копии архивных документов на правах подлинников;
документы независимо от вида носителя информации, в том числе кино-, фото-, фоно- и видеодокументы, информационные ресурсы, созданные в организациях за счет государственных средств и подлежащие безвозмездной передаче в государственные архивы;
иные документы, хранящиеся в государственных архивах.
Негосударственная часть Национального архивного фонда формируется из документов, находящихся в собственности:
республиканских государственно-общественных объединений, политических партий и других общественных объединений, их союзов (ассоциаций), образовавшихся после введения их регистрации в установленном порядке;
религиозных организаций, образовавшихся после отделения церкви от государства;
иных негосударственных организаций, за исключением организаций, указанных в части пятой настоящей статьи.
К негосударственной части Национального архивного фонда также относятся документы, образовавшиеся на протяжении жизни граждан (их семьи, рода) либо приобретенные ими на законных основаниях и находящиеся в их собственности.
Национальный архивный фонд может пополняться путем дарения, получения в наследство, покупки документов, международного и внутригосударственного документообмена и иными способами, не противоречащими законодательству.
Статья 10. Включение документов в состав Национального архивного фонда
Документы включаются в состав Национального архивного фонда по решению государственных архивов на основании экспертизы их ценности, проводимой государственными органами, иными организациями и индивидуальными предпринимателями в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства. Для проведения экспертизы ценности документов в государственных органах, иных организациях образуются центральные экспертные комиссии (экспертные комиссии). Индивидуальные предприниматели проводят экспертизу ценности документов без образования экспертной комиссии.
Экспертизе ценности документов подлежат все документы независимо от вида носителя информации, образующиеся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей.
Документы, образовавшиеся на протяжении жизни граждан (их семьи, рода), включаются в состав Национального архивного фонда по решению государственных архивов на основании экспертизы их ценности, проводимой государственными архивами.
В порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, документы Национального архивного фонда на основании экспертизы их ценности могут быть отнесены к категориям особо ценных или уникальных документов.
Статья 11. Документы исторического прошлого белорусского народа, находящиеся за пределами Республики Беларусь
Государство принимает меры к возвращению документов исторического прошлого белорусского народа, оказавшихся за пределами Республики Беларусь, а также поощряет и финансирует поиск, учет и возвращение документов, имеющих историческую, научную, социальную, экономическую, политическую или культурную ценность для белорусского народа.
ГЛАВА 4
АРХИВЫ В РЕСПУБЛИКЕ БЕЛАРУСЬ
Архивы в Республике Беларусь создаются в виде государственных архивов, территориальных (городских или районных) архивов, архивов государственных органов, иных организаций. Государственные органы, иные организации имеют право на создание объединенных архивов.
Государственными архивами в Республике Беларусь являются республиканские, областные (г. Минска) и зональные архивы.
Государственные архивы являются научно-исследовательскими и методическими центрами по работе с документами Национального архивного фонда.
Государственные архивы осуществляют прием, постоянное хранение, учет и использование документов государственной части Национального архивного фонда, а в случаях, предусмотренных частью второй статьи 16 настоящего Закона, – иных документов Национального архивного фонда.
Территориальные (городские или районные) архивы осуществляют прием, хранение, учет и использование документов реорганизованных, ликвидированных организаций, прекративших деятельность индивидуальных предпринимателей и представительств иностранных организаций, за исключением документов, подлежащих передаче на постоянное хранение в государственные архивы.
Архивы государственных органов, иных организаций осуществляют прием, хранение, учет и использование документов, образующихся в процессе деятельности этих государственных органов, иных организаций, а в случаях, предусмотренных частями четвертой–шестой статьи 19 настоящего Закона, – документов подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций.
Республиканские архивы создаются по решению республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, а областные (г. Минска) и зональные архивы – по решению соответствующих областных (Минского городского) исполнительных комитетов согласно системе государственных архивных учреждений, утвержденной Советом Министров Республики Беларусь.
Территориальные (городские или районные) архивы создаются соответствующими местными исполнительными и распорядительными органами по согласованию с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Архивы государственных органов, иных организаций создаются по решению руководителей этих государственных органов, иных организаций.
В организациях, в которых установление штатных должностей работников архива не предусмотрено, выполнение функций по осуществлению приема, хранения, учета и использования архивных документов возлагается на назначаемое руководителем организации лицо.
Государственные органы, иные организации, индивидуальные предприниматели, представительства иностранных организаций могут передавать образовавшиеся в процессе их деятельности документы в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы, иные организации на основании договора хранения.
Запрещается передача документов Национального архивного фонда государственными органами, иными организациями, являющимися источниками комплектования государственных архивов, на основании договора хранения без согласования с соответствующими государственными архивами.
Права владения, пользования и (или) распоряжения передаваемыми на основании договора хранения документами сохраняются за государственными органами, иными организациями, индивидуальными предпринимателями, представительствами иностранных организаций, в процессе деятельности которых эти документы образовались.
ГЛАВА 5
ПРАВО СОБСТВЕННОСТИ НА ДОКУМЕНТЫ
Статья 14. Право собственности на документы, хранящиеся в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах, государственных музеях и библиотеках
Документы, хранящиеся в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах (за исключением документов, переданных в эти архивы на основании договора хранения), государственных музеях и библиотеках, находятся только в собственности государства.
Статья 15. Право собственности на документы, образовавшиеся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций
Документы, образовавшиеся в процессе деятельности государственных органов, иных государственных организаций и деятельности подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, расположенных на территории Республики Беларусь, находятся только в собственности государства.
Статья 16. Право собственности на документы негосударственных организаций и граждан
Документы негосударственных организаций и граждан, указанных в частях седьмой и восьмой статьи 9 настоящего Закона, созданные или приобретенные ими на законных основаниях, находятся в собственности этих организаций и граждан. Собственники этих документов владеют, пользуются и распоряжаются ими в соответствии с гражданским законодательством.
Негосударственные организации и граждане могут передавать свои документы в собственность государства.
При продаже документов негосударственной части Национального архивного фонда или совершении иных сделок по их отчуждению государство имеет преимущественное право на их приобретение. Собственник отчуждаемых документов должен известить в письменной форме республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства о намерении продать документы или совершить иную сделку по их отчуждению с указанием цены и других условий, на которых будет осуществляться отчуждение документов. Если республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства откажется от покупки документов или не сообщит о намерении их приобрести на указанных условиях в течение пятнадцати календарных дней со дня направления извещения, собственник этих документов вправе продать документы или совершить иную сделку по их отчуждению с третьим лицом.
Статья 17. Защита права собственности на документы
Право собственности на документы охраняется законом.
Основания временного изъятия документов у собственников и (или) владельцев этих документов и порядок их возврата устанавливаются законодательством.
Документы, находящиеся в незаконном владении, передаются их собственникам или владельцам в соответствии с законодательством, а также международными договорами Республики Беларусь.
ГЛАВА 6
ХРАНЕНИЕ И УЧЕТ ДОКУМЕНТОВ. ОРГАНИЗАЦИЯ И ВЕДЕНИЕ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Статья 18. Порядок хранения документов Национального архивного фонда
Хранение документов Национального архивного фонда осуществляется на возмездной и безвозмездной основе.
Постоянное хранение документов государственной части Национального архивного фонда осуществляют государственные архивы на безвозмездной основе.
Документы негосударственной части Национального архивного фонда могут храниться их собственниками самостоятельно или на возмездной основе в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах и иных организациях на основании договора хранения, а также передаваться на безвозмездной основе в государственные архивы на основании договора, предусматривающего передачу права собственности на документы государству.
Документы негосударственной части Национального архивного фонда, предусмотренные частью третьей настоящей статьи, собственники которых без уважительных причин не продлили договор хранения и не востребовали указанные документы в течение сроков, установленных этим договором, переходят по судебному постановлению в собственность государства.
В случае невозмещения собственником расходов на хранение документов негосударственной части Национального архивного фонда в государственном архиве, территориальном (городском или районном) архиве и иной организации указанные архивы и иная организация имеют право возвратить собственнику эти документы и потребовать возмещения расходов в порядке, установленном договором хранения.
Хранение, учет и использование научно-технической документации, кино-, фото-, фоно- и видеодокументов, а также особо ценных и уникальных документов осуществляются в порядке, установленном для этих видов документов республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Собственники особо ценных и уникальных документов обязаны создавать за свой счет их страховые копии и фонды пользования. Порядок создания и хранения страховых копий устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Статья 181. Хранение документов в электронном виде, в том числе электронных документов
Документы в электронном виде, в том числе электронные документы, образовавшиеся в информационной системе государственного органа, иной организации, хранятся в этой информационной системе до их передачи на хранение в архив государственного органа, иной организации, а не подлежащие передаче на хранение в архив – до их уничтожения.
Документы в электронном виде, в том числе электронные документы, установленный нормативными правовыми актами срок хранения которых превышает 10 лет, включая документы постоянного хранения, передаются из информационной системы государственного органа, иной организации на временное хранение в информационную систему архива государственного органа, иной организации.
Документы в электронном виде, в том числе электронные документы, государственной части Национального архивного фонда по истечении срока временного хранения, установленного частью третьей статьи 20 настоящего Закона, передаются из информационной системы архива государственного органа, иной организации на постоянное хранение в государственный архив посредством информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.
Порядок функционирования информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь определяется Советом Министров Республики Беларусь.
Информационная система, в которой осуществляется электронное информационное взаимодействие государственных органов, иных организаций, должна обеспечивать передачу государственными органами, иными организациями образовавшихся в ней документов в электронном виде, в том числе электронных документов, постоянного хранения в государственный архив посредством информационной системы архива электронных документов Национального архивного фонда Республики Беларусь.
Требования к информационной системе, в которой осуществляется электронное информационное взаимодействие государственных органов, иных организаций, в части передачи документов в электронном виде, в том числе электронных документов, в архив государственного органа, иной организации при создании и (или) модернизации этой информационной системы согласовываются заказчиком информационной системы с республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Порядок передачи документов в электронном виде, в том числе электронных документов, в архив государственного органа, иной организации, государственный архив, их хранения и учета определяется республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Статья 19. Передача на хранение документов при реорганизации, ликвидации организаций, прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций, в случае смерти гражданина, являющегося источником комплектования государственного архива
При реорганизации организаций их документы передаются правопреемникам, если иное не установлено частью четвертой настоящей статьи.
В случае реорганизации организаций в форме разделения, выделения, слияния, присоединения их архивные фонды, сформированные до реорганизации, не разделяются и не объединяются.
В случае реорганизации организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в форме разделения, выделения, слияния, присоединения их документы Национального архивного фонда по согласованию с государственными архивами, источниками комплектования которых они являются, могут быть переданы на постоянное хранение в государственные архивы до истечения сроков временного хранения, установленных частями второй и третьей статьи 20 настоящего Закона.
При преобразовании государственных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, в организации иной формы собственности их документы Национального архивного фонда передаются в соответствующие государственные архивы, а документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников)).
При ликвидации организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, их документы Национального архивного фонда передаются в соответствующие государственные архивы, а документы с неистекшими сроками временного хранения, в том числе по личному составу, – в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников)).
При ликвидации организаций, не являющихся источниками комплектования государственных архивов, прекращении деятельности индивидуальных предпринимателей их документы передаются в территориальные (городские или районные) архивы или архивы вышестоящих организаций (архивы учредителей (участников)).
При передаче документов ликвидируемой организацией в архив ее вышестоящей организации (архив учредителя (участника)) в случаях, предусмотренных частями пятой и шестой настоящей статьи, вышестоящая организация (учредитель (участник)) в течение трех рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о видах принятых документов, в том числе по личному составу, и сроках их хранения.
При прекращении деятельности представительств иностранных организаций документы по личному составу работников этих представительств передаются в территориальные (городские или районные) архивы.
При передаче ликвидируемой организацией в государственный архив документов Национального архивного фонда в случае, предусмотренном частью пятой настоящей статьи, ликвидируемая организация в течение трех рабочих дней после передачи документов представляет в территориальный (городской или районный) архив сведения о переданных документах.
В случае смерти гражданина, являющегося источником комплектования государственного архива, и при отсутствии у него наследников документы этого гражданина передаются в государственный архив.
Статья 20. Временное хранение документов Национального архивного фонда
Документы государственной части Национального архивного фонда до передачи их в государственные архивы находятся на временном хранении соответственно в архивах государственных органов, иных организаций, у индивидуальных предпринимателей, в представительствах иностранных организаций и могут использоваться в служебных, научных и других целях, а также для обеспечения прав и законных интересов граждан.
Устанавливаются следующие сроки временного хранения для документов государственной части Национального архивного фонда:
документов Президента Республики Беларусь, Всебелорусского народного собрания, Национального собрания Республики Беларусь, Совета Министров Республики Беларусь, Конституционного Суда Республики Беларусь, Верховного Суда Республики Беларусь, Администрации Президента Республики Беларусь, Государственного секретариата Совета Безопасности Республики Беларусь, Комитета государственного контроля, Генеральной прокуратуры, Национального банка, Управления делами Президента Республики Беларусь, Центральной избирательной комиссии, министерств, других республиканских органов государственного управления (за исключением указанных в абзаце третьем настоящей части) и подчиненных им (входящих в состав, систему) органов и (или) организаций, а также иных организаций, имущество которых находится в собственности Республики Беларусь, – 15 лет;
документов органов военного управления, объединений, соединений, воинских частей и организаций Вооруженных Сил Республики Беларусь, транспортных войск Республики Беларусь, органов внутренних дел, государственной безопасности, пограничной службы и государственной охраны Республики Беларусь, а также Министерства иностранных дел и входящих в его систему органов, организаций – 30 лет;
документов местных Советов депутатов, исполнительных комитетов областного территориального уровня, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, – 10 лет;
документов местных Советов депутатов, исполнительных и распорядительных органов базового и первичного территориальных уровней, а также организаций, имущество которых находится в собственности соответствующей административно-территориальной единицы, – 5 лет;
научно-технической документации – 25 лет;
нотариальных документов, похозяйственных книг – 75 лет;
записей актов гражданского состояния – 100 лет.
Для документов в электронном виде, в том числе электронных документов, и информационных ресурсов сроки временного хранения не должны превышать трех лет, для кино-, фото-, фоно- и видеодокументов – одного года.
Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства и государственные архивы могут продлевать сроки временного хранения документов государственной части Национального архивного фонда на основании договоров, заключенных в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
По согласованию с государственными архивами документы государственной части Национального архивного фонда могут быть приняты на постоянное хранение до истечения сроков их временного хранения в архивах государственных органов, иных государственных организаций.
Сроки временного хранения документов негосударственной части Национального архивного фонда устанавливаются на основании договора, предусматривающего передачу права собственности на документы государству.
Статья 201. Срок хранения документов по личному составу
Срок хранения документов по личному составу составляет 55 лет, за исключением документов, в отношении которых в перечне типовых документов указан иной срок хранения.
Статья 21. Передача документов государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы
Документы государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций передаются в государственные архивы, территориальные (городские или районные) архивы в порядке, установленном законодательством. Работы (услуги), связанные с передачей этих документов (транспортирование, изготовление коробок и т.п.), выполняются за счет средств государственных органов, иных организаций, индивидуальных предпринимателей, представительств иностранных организаций, которые их передают.
Научно-техническая обработка документов государственных органов, иных организаций, являющихся источниками комплектования государственных архивов, осуществляется государственными органами, иными организациями самостоятельно или государственными архивными учреждениями на основании договора.
Документы представительств Республики Беларусь при международных организациях, межгосударственных образований, участницей которых является Республика Беларусь, передаются в государственные архивы, если иное не предусмотрено международными договорами Республики Беларусь.
Статья 22. Государственный учет архивных документов и документов Национального архивного фонда, хранящихся в музеях и библиотеках
Архивные документы и документы Национального архивного фонда, хранящиеся в музеях и библиотеках, независимо от места их хранения и вида носителя информации подлежат государственному учету. Порядок государственного учета архивных документов и документов Национального архивного фонда, хранящихся в музеях и библиотеках, устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Собственники и (или) владельцы документов негосударственной части Национального архивного фонда обязаны представлять в соответствующие государственные архивы сведения о документах Национального архивного фонда в целях их учета, а также сообщать в месячный срок этим архивам о смене собственника и (или) владельца указанных документов и об изменении места их хранения.
Статья 23. Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда
Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства в целях учета и систематизации документов Национального архивного фонда ведет Государственный фондовый каталог Национального архивного фонда (далее – Государственный фондовый каталог).
Государственный фондовый каталог является банком обобщенной информации о составе, содержании и местонахождении документов государственной части Национального архивного фонда, хранящихся в государственных архивах, музеях, библиотеках, а также о количестве документов, хранящихся в территориальных (городских или районных) архивах.
По решению республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства в Государственный фондовый каталог включаются сведения о документах Национального архивного фонда, хранящихся в архивах государственных органов, иных государственных организаций, а также сведения о документах негосударственной части Национального архивного фонда.
Порядок представления сведений о документах Национального архивного фонда для включения их в Государственный фондовый каталог устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Органы архивного дела и делопроизводства и государственные архивные учреждения обязаны обеспечивать возможность использования информации Государственного фондового каталога в общественно-политической, экономической и социально-культурной жизни Республики Беларусь.
Статья 24. Обеспечение сохранности документов Национального архивного фонда
Собственники и (или) владельцы документов Национального архивного фонда, а также страховых копий особо ценных и уникальных документов обязаны обеспечивать их сохранность в соответствии с законодательством.
Если собственники особо ценных и уникальных документов не выполняют требования законодательства по созданию условий для их хранения, государственные архивные учреждения имеют право обратиться в суд для решения вопроса о выкупе этих документов государством и передаче их на постоянное хранение.
Статья 25. Порядок уничтожения документов
Уничтожение документов Национального архивного фонда запрещается.
Уничтожение документов временного хранения осуществляется в порядке, установленном республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Статья 26. Организация и ведение делопроизводства
Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства устанавливает общие требования к документированию и организации работы с документами, разрабатывает правовые акты в сфере делопроизводства.
Государственные органы, иные организации и индивидуальные предприниматели обязаны соблюдать нормы и требования, предъявляемые к порядку оформления документов, их обработке и хранению.
ГЛАВА 7
ИСПОЛЬЗОВАНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ
Статья 27. Основные направления деятельности архивов по использованию архивных документов
В целях удовлетворения нужд граждан, общества и государства в использовании информации, содержащейся в архивных документах, архивы осуществляют:
информационное обеспечение пользователей в соответствии с их запросами;
предоставление архивных документов пользователям с учетом требований, предусмотренных статьей 28 настоящего Закона;
публикацию архивных документов;
популяризацию архивных документов в средствах массовой информации;
организацию выставок архивных документов.
Статья 28. Порядок пользования архивными документами
Архивы обеспечивают пользователям доступ к архивным документам. При использовании архивных документов указание пользователями ссылки на место их хранения является обязательным.
Порядок пользования документами, хранящимися в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах, устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства, а документами, хранящимися в архивах государственных органов, иных организаций, – их руководителями в соответствии с законодательством.
Доступ к документам негосударственной части Национального архивного фонда осуществляется в порядке, установленном собственником этих документов в соответствии с законодательством.
Порядок пользования документами Национального архивного фонда, переданными негосударственными организациями и гражданами в государственные архивы, определяется договорами, предусмотренными частью третьей статьи 18 настоящего Закона.
Порядок пользования архивными документами, содержащими государственные секреты, коммерческую и иную охраняемую законом тайну, особо ценными и уникальными документами, а также архивными документами, физическое состояние которых является неудовлетворительным, устанавливается настоящим Законом и иными законодательными актами.
Доступ к архивным документам, на которые распространяется действие законодательства об авторском праве и смежных правах, и их использование осуществляются в соответствии с требованиями законодательства об авторском праве и смежных правах.
В случае изъятия (выемки) документов, находящихся на постоянном хранении, а также документов по личному составу их возврат является обязательным.
Статья 29. Ограничение доступа к архивным документам и порядок его обжалования
Доступ к архивным документам ограничивается, если есть основания считать, что это:
повлечет разглашение государственных секретов, коммерческой и иной охраняемой законом тайны;
может нанести вред сохранности архивных документов;
нарушает права и законные интересы граждан;
повлечет иное нарушение законодательства.
Ограничение доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается на срок 75 лет со дня создания таких документов. С согласия гражданина, а после его смерти с согласия его наследников, оформленного в установленном порядке, ограничение доступа к таким документам может быть отменено ранее чем через 75 лет со дня создания этих документов. Порядок доступа к архивным документам, содержащим сведения, относящиеся к личной тайне граждан, устанавливается республиканским органом государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства.
Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах, принимается:
в соответствии с абзацем вторым части первой настоящей статьи – руководителем республиканского органа государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства либо его заместителем;
в соответствии с абзацами третьим–пятым части первой настоящей статьи – руководителем соответствующего государственного архива, территориального (городского или районного) архива либо его заместителем.
Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, принимается руководителями этих государственных органов, иных организаций. Об ограничении доступа к документам, хранящимся в архивах государственных органов, иных организаций, сообщается гражданам либо организациям в семидневный срок со дня получения запроса.
Решение об ограничении доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, территориальных (городских или районных) архивах, архивах государственных органов, иных организаций, может быть обжаловано гражданином либо организацией в порядке, установленном законодательством.
Статья 30. Порядок вывоза из Республики Беларусь архивных документов и ввоза в Республику Беларусь архивных документов других государств
Вывоз из Республики Беларусь на постоянное хранение оригиналов архивных документов запрещается.
Порядок временного вывоза оригиналов архивных документов из Республики Беларусь, а также порядок ввоза в Республику Беларусь либо транзита через ее территорию архивных документов других государств устанавливаются законодательством о внешнеэкономической деятельности, законодательством о таможенном регулировании, а также международными договорами Республики Беларусь и международно-правовыми актами, составляющими право Евразийского экономического союза.
ГЛАВА 8
МЕЖДУНАРОДНОЕ СОТРУДНИЧЕСТВО В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА
Статья 31. Международное сотрудничество в сфере архивного дела
Государство содействует расширению контактов между государственными архивными учреждениями и архивными организациями других государств по взаимному использованию архивных документов, если это не наносит ущерба суверенитету Республики Беларусь и интересам белорусского народа.
Отношения между государственными архивными учреждениями и архивными организациями других государств устанавливаются на основании договоров о сотрудничестве.
Республиканский орган государственного управления в сфере архивного дела и делопроизводства в пределах своей компетенции выполняет обязательства, принятые Республикой Беларусь по международным договорам, и принимает участие в работе международных архивных организаций.
Статья 32. Право доступа к архивным документам иностранных граждан и лиц без гражданства
При доступе к архивным документам иностранные граждане и лица без гражданства, временно проживающие либо временно пребывающие на территории Республики Беларусь на законных основаниях, пользуются правами и исполняют обязанности наравне с гражданами Республики Беларусь, если иное не предусмотрено Конституцией Республики Беларусь, иными законодательными актами, а также международными договорами Республики Беларусь.
ГЛАВА 9
ОТВЕТСТВЕННОСТЬ ЗА НАРУШЕНИЕ ЗАКОНОДАТЕЛЬСТВА В СФЕРЕ АРХИВНОГО ДЕЛА И ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА
Статья 33. Ответственность за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства
Государственные органы, иные организации, представительства иностранных организаций, а также граждане за нарушение законодательства в сфере архивного дела и делопроизводства несут ответственность в соответствии с законодательными актами.
Статья 34. Возмещение вреда, причиненного документам Национального архивного фонда
Вред, причиненный документам Национального архивного фонда в результате их повреждения, порчи, утраты либо уничтожения, подлежит возмещению в соответствии с законодательством.
ГЛАВА 10
ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ
Статья 35. Признание утратившими силу некоторых законодательных актов и отдельных положений законов
Признать утратившими силу:
1. Закон Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1994 г., № 29, ст. 507).
2. Закон Республики Беларусь от 22 февраля 1995 года «О внесении изменений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь в связи с принятием Закона Республики Беларусь «О политических партиях» (Ведамасцi Вярхоўнага Савета Рэспублiкi Беларусь, 1995 г., № 17, ст. 182).
3. Закон Республики Беларусь от 6 января 1999 года «О внесении изменений и дополнений в Закон Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 1999 г., № 4, 2/11).
4. Статью 5 Закона Республики Беларусь от 22 декабря 2005 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь по вопросам нотариальной деятельности» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 6, 2/1173).
5. Статью 6 Закона Республики Беларусь от 29 июня 2006 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам лицензирования отдельных видов деятельности и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2006 г., № 107, 2/1235).
6. Статью 5 Закона Республики Беларусь от 7 мая 2007 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь и признании утратившим силу Постановления Президиума Верховного Совета Республики Беларусь «О реорганизации дела охраны историко-культурного наследия в Республике Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 118, 2/1309).
7. Статью 3 Закона Республики Беларусь от 10 мая 2007 года «О внесении дополнений и изменения в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам реорганизации железнодорожных войск» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 119, 2/1322).
8. Пункт 4 статьи 47 Закона Республики Беларусь от 17 июля 2007 года «Об органах внутренних дел Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 173, 2/1360).
9. Статью 7 Закона Республики Беларусь от 26 декабря 2007 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законодательные акты Республики Беларусь и признании утратившими силу некоторых законодательных актов Республики Беларусь и отдельных положений законов Республики Беларусь по вопросам страхования» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2007 г., № 305, 2/1397).
10. Статью 1 Закона Республики Беларусь от 20 июня 2008 года «О внесении изменений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам деятельности прокуратуры Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2008 г., № 157, 2/1446).
11. Статью 4 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 5, 2/1630).
12. Статью 2 Закона Республики Беларусь от 28 декабря 2009 года «О внесении изменений и дополнений в некоторые законы Республики Беларусь по вопросам перемещения отдельных видов товаров через таможенную границу Республики Беларусь» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 6, 2/1645).
13. Пункт 3 статьи 26 Закона Республики Беларусь от 4 января 2010 года «О статусе военнослужащих» (Национальный реестр правовых актов Республики Беларусь, 2010 г., № 15, 2/1652).
14. Постановление Верховного Совета Республики Беларусь от 6 октября 1994 года «О порядке введения в действие Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1994 г., № 29, ст. 508).
15. Постановление Верховного Совета Республики Беларусь от 22 марта 1995 года «О внесении изменения в Постановление Верховного Совета Республики Беларусь «О порядке введения в действие Закона Республики Беларусь «О Национальном архивном фонде и архивах в Республике Беларусь» (Ведамасці Вярхоўнага Савета Рэспублікі Беларусь, 1995 г., № 18, ст. 206).
Статья 36. Меры по реализации положений настоящего Закона
Совету Министров Республики Беларусь в шестимесячный срок:
обеспечить приведение актов законодательства в соответствие с настоящим Законом;
принять иные меры, необходимые для реализации положений настоящего Закона.
Статья 37. Вступление в силу настоящего Закона
Настоящий Закон вступает в силу через десять дней после его официального опубликования.
|
Президент Республики Беларусь |
А.Лукашенко |